주주총회 소집 절차

이사회는 주주총회를 소집할 수 있는 가장 일반적인 권한을 가진 기관이다. 상법 제362조 및 제363조에 따르면, 정기주주총회는 매 사업연도 종료 후 일정 기간 내에, 임시주주총회는 필요에 따라 이사회의 결의를 거쳐 소집한다. 이사회는 회사의 업무 집행 기관으로서 총회 소집을 결정하고 그 절차를 진행하는 핵심적인 역할을 담당한다.

이사회가 소집을 결의할 때는 정관에서 정한 소집 절차와 법정 요건을 준수해야 한다. 소집 결의는 이사 과반수의 출석과 출석 이사 과반수의 찬성으로 이루어진다. 소집권을 가진 대표이사 또는 이사장은 이사회의 소집 결의에 따라 실제 소집 절차를 수행한다. 구체적인 소집 시기, 장소, 의제 등은 이사회 결의에서 확정되는 것이 일반적이다.

이사회의 소집권한은 절대적이지 않으며, 일정 요건을 충족한 소수주주가 소집을 요구하거나, 감사 또는 감사위원회가 소집을 요청하는 경우 이사회는 지체 없이 총회 소집 절차를 시작해야 한다. 또한, 이사회가 소집권을 행사하지 않거나 소집할 수 없는 경우 법원의 허가를 받아 소집할 수 있는 규정도 존재한다.

상법은 일정 요건을 갖춘 소수주주에게도 주주총회 소집을 요구할 수 있는 권리를 부여한다. 이는 다수주주에 의한 회사 운영의 편향을 견제하고 소수주주의 권익을 보호하기 위한 제도이다.

소수주주가 총회 소집을 요구하기 위해서는 일정한 요건을 충족해야 한다. 일반적으로 발행주식 총수의 일정 비율(예: 3%) 이상을 6개월 이상 계속 보유한 주주가 요구할 수 있다[4]. 소수주주는 서면으로 회의의 목적 사항과 소집 이유를 기재하여 이사회에 총회 소집을 요구한다. 이사회가 정당한 이유 없이 소집 절차를 밟지 않을 경우, 소수주주는 법원의 허가를 받아 직접 총회를 소집할 수 있다[5].

이 제도는 경영진이나 다수주주의 독주를 방지하고, 중요한 사안이 논의될 기회를 보장하는 데 의미가 있다. 특히 정관 변경, 중요한 자산 처분, 회사 해산 등과 같은 중대한 사항을 소수주주가 의제로 상정할 수 있는 통로를 제공한다.

감사 또는 감사위원회는 이사회가 주주총회를 소집하지 않을 때, 이를 대신하여 소집할 수 있는 권한을 가진다. 이 권한은 상법 제412조 및 제415조의3에 근거한다. 이사회가 정기총회 또는 임시총회를 소집해야 할 상황임에도 불구하고 적법한 절차를 거치지 않거나 소집을 게을리하는 경우, 감사 또는 감사위원회가 이를 보완하는 역할을 한다.

구체적인 소집 절차는 감사(또는 감사위원회)가 소집을 결의하고, 주주에게 법정 기간 내에 소집통지를 발송하는 방식으로 진행된다. 감사가 단독으로 소집권을 행사하는 경우와 감사위원회가 소집권을 행사하는 경우의 절차적 세부사항은 회사의 지배구조 형태에 따라 약간의 차이가 있을 수 있다. 예를 들어, 감사위원회가 설치된 회사에서는 위원회의 결의에 따라 소집 절차가 진행된다.

이 권한은 이사회의 소집의무 불이행을 견제하고, 주주의 의사결정 기회를 보장하기 위한 제도적 장치이다. 따라서 감사 또는 감사위원회의 소집은 이사회의 일반적인 소집권보다 보충적 또는 예외적인 성격을 가진다. 감사가 소집한 총회에서 의결할 수 있는 사항은 특별히 제한되지 않으며, 해당 총회의 소집 목적에 부합하는 범위 내에서 일반적인 주주총회의 권한을 행사할 수 있다.

법원은 특정한 경우에 주주총회를 소집할 권한을 가진다. 이는 회사의 정상적인 의사결정 기구가 기능하지 않을 때, 법원이 개입하여 회사 운영의 정상화를 도모하기 위한 제도이다. 상법 제366조 및 제412조의3 등에 그 근거를 두고 있다.

법원에 의한 소집은 주로 다음의 경우에 이루어진다. 첫째, 이사회가 주주총회를 소집해야 할 의무가 있음에도 불구하고 정당한 이유 없이 소집 절차를 이행하지 않는 경우이다. 둘째, 감사 또는 감사위원회가 소집을 요구했음에도 이사회가 이에 응하지 않는 경우이다. 셋째, 회사에 이사가 전혀 없거나, 소집권을 가진 이사가 소집을 할 수 없는 상황에 처한 경우이다.

법원이 주주총회를 소집하는 절차는 이해관계인의 청구에 의해 시작된다. 일반적으로 주주나 감사가 법원에 소집을 청구할 수 있다. 법원은 청구가 이유 있다고 인정하면, 회사의 비용으로 총회를 소집하는 절차를 진행한다. 이때 법원은 총회의 의장을 지정할 권한도 가질 수 있다.

법원의 소집은 회사의 자치에 대한 예외적인 개입이므로, 그 요건과 절차는 상법과 민사소송법 등에 의해 엄격히 규정되어 있다. 이를 통해 소수주주의 권리 보호와 회사 운영의 공백 방지라는 목적을 달성한다.

소집결의는 주주총회를 소집하기 위한 첫 번째 공식적인 단계이다. 이는 소집권자가 주주총회 개최를 결정하고, 그 시기, 장소, 의제 등을 확정하는 내부 의사결정 절차를 의미한다.

주로 이사회가 소집권을 행사하는 경우, 이사회는 정식 회의를 통해 주주총회 소집을 결의한다. 이 결의에는 총회의 종류(정기 또는 임시), 개최 일시와 장소, 상정할 의제(의결사항) 목록 등이 포함되어야 한다. 정관에 별도의 규정이 없다면, 이사회 결의는 이사 과반수의 출석과 출석 이사 과반수의 찬성으로 성립한다[8].

소수주주가 소집을 요구하는 경우, 이사회가 그 요구를 받아들여 소집결의를 하게 된다. 만약 이사회가 소집하지 않으면, 감사가 소집할 수 있으며, 이 경우 감사는 이사회의 결의 없이 단독으로 소집결의에 준하는 결정을 내린다. 모든 소집결의는 이후 소집통지 및 공고를 통해 공식적으로 주주들에게 알려진다.

소집통지는 소집권자가 주주에게 주주총회의 개최 사실과 주요 의사일정을 알리는 필수 절차이다. 상법 제363조는 주주총회 소집 시, 총회일의 2주 전에 각 주주에게 서면으로 통지해야 한다고 규정한다. 이때 통지사항에는 회의의 일시, 장소 및 의결할 사항(의안)이 반드시 포함되어야 한다. 정관으로 통지기간을 단축할 수 있으나, 이 경우에도 총회일의 1주 전까지는 통지해야 한다는 법정 최소기간이 존재한다[10].

무기명식 주식의 소유주는 명부에 기재되지 않으므로 개별 통지가 불가능하다. 따라서 같은 법 제363조 제3항에 따라, 회사는 총회일의 2주 전에 공고 방법으로 소집 사실을 알려야 한다. 공고는 일간신문에 게재하거나 정관이 정하는 방법(예: 회사 홈페이지 게시)으로 이루어진다. 통지나 공고 시 의결할 사항을 누락하거나 불명확하게 기재하면, 그 사항에 대한 결의는 결의취소 사유가 될 수 있다.

주주총회 소집 시, 회사는 법정 기간 동안 주주가 의결권 행사에 필요한 정보를 확인할 수 있도록 관련 서류를 비치하고 열람하게 해야 한다. 이는 주주의 알권리를 보장하고 정보에 기반한 의사결정을 가능하게 하는 중요한 절차이다.

주요 비치 및 열람 서류는 다음과 같다.

이 서류들은 본점과 주요 사무소에 비치하며, 주주는 영업시간 내에 언제든지 열람하거나 그 등본이나 초본의 교부를 청구할 수 있다. 또한, 전자공시시스템 등을 통해 인터넷 열람이 가능하도록 하는 경우도 점차 늘고 있다. 회사가 정당한 이유 없이 이 의무를 이행하지 않으면, 주주총회 결의에 하자가 생겨 결의 취소 사유가 될 수 있다[11].

정기총회는 매 사업연도 종료 후 일정 기간 내에 소집하여야 한다. 상법 제366조 제1항에 따르면, 주식회사는 매 사업연도 종료 후 3개월 이내에 정기총회를 소집하여야 한다[14]. 이 총회에서는 전 연도 사업의 결산과 이익배당, 이사 및 감사의 선임 등 일련의 필수적 사항을 처리한다.

정기총회의 주요 의결 사항은 다음과 같다.

소집 시기는 회계 연도와 밀접하게 연관되어 있다. 예를 들어, 12월 결산법인의 경우, 다음 해 3월 말까지 정기총회를 개최해야 한다. 이 기한을 준수하지 않으면 금융감독원의 제재를 받거나, 일정 요건 하에서 소수주주가 법원에 총회소집을 청구할 수 있다.

임시총회는 정기총회 이외의 필요에 따라 수시로 소집되는 주주총회이다. 상법 제362조는 회사의 필요에 따라 수시로 임시총회를 소집할 수 있도록 규정하고 있다. 소집권자는 이사회의 결의를 통해, 또는 소수주주권을 가진 주주, 감사 또는 감사위원회, 법원 등에 의해 소집될 수 있다.

임시총회의 소집 시기는 특별한 법적 제한이 없으나, 소집 절차는 정기총회와 마찬가지로 준수되어야 한다. 즉, 소집결의를 거친 후 주주에게 총회 소집일로부터 2주 전까지 서면으로 통지하거나, 주식의 발행 후 1개월이 지난 경우 공고 방법으로 통지해야 한다[15]. 다만, 모든 주주의 동의가 있는 경우에는 통지 기간을 단축하거나 통지 절차를 생략할 수 있다[16].

임시총회는 회사의 긴급한 경영상 의사결정이 필요할 때, 예를 들어 중요한 자산의 매각이나 영업양도, 정관 변경, 이사 또는 감사의 해임 등 중요한 사항을 심의·의결하기 위해 소집된다. 따라서 그 의결사항은 사전에 구체적으로 공시되어 주주들이 충분히 검토할 수 있도록 해야 한다.

주주총회의 장소는 정관에 특별한 규정이 없는 한, 본점 소재지 또는 이에 인접한 지역에서 소집하는 것이 원칙이다. 이는 주주의 총회 참석 편의와 회사 운영의 실무적 측면을 고려한 것이다. 다만, 법률상 반드시 본점 소재지여야 한다는 명문의 규정은 존재하지 않는다[17].

장소 선정 시 고려해야 할 주요 기준은 다음과 같다.

실무에서는 본점 회의실, 계열사 회의장, 공공기관 대관 홀, 호텔 또는 컨벤션 센터 등이 장소로 활용된다. 특히 상장회사의 경우, 주주 분포를 고려하여 수도권 등 광역적 접근이 용이한 장소를 선정하는 경우가 많다. 장소는 소집통지 시 주주에게 명확히 공지되어야 하며, 불가피한 사유로 장소를 변경할 때는 법정 절차에 따라 변경 통지 또는 공고를 해야 한다.

총회결의 하자는 주주총회의 소집 절차나 의사 진행 방법이 법령 또는 정관에 위반되어 총회 결의에 흠이 생기는 것을 말한다. 이러한 하자는 결의의 효력에 영향을 미칠 수 있으며, 주식회사의 의사 결정의 정당성을 훼손할 수 있다.

주요 하자 사유는 크게 소집 절차상의 하자와 의사 진행상의 하자로 구분된다. 소집 절차상의 하자에는 소집권자의 하자, 소집 통지 또는 공고의 하자, 참고서류 비치 및 열람의 하자 등이 포함된다. 예를 들어, 소집권한이 없는 자가 총회를 소집하거나, 법정 기간 내에 소집 통지를 하지 않았거나, 통지에 일부 주주를 누락시키는 경우가 이에 해당한다. 의사 진행상의 하자에는 의장의 불법적인 의사 진행, 주주의 발언권 또는 의결권 행사를 부당하게 제한한 경우, 특별결의가 필요한 사항을 보통결의로 처리한 경우 등이 있다.

이러한 하자가 있는 경우, 그 결의는 결의 취소의 소의 대상이 되거나, 하자의 내용에 따라 결의 무효 또는 결의 부존재로 다툴 수 있다. 하자의 중대성에 따라 효력이 달라지며, 경미한 절차 위반은 결의의 효력에 영향을 미치지 않을 수 있다[23]. 결의 취소의 소는 그 결의일로부터 2개월 이내에 제기해야 한다는 소멸시효에 유의해야 한다.

주주총회 결의에 하자가 있는 경우, 그 결의의 효력을 다투기 위한 방법으로 결의취소의 소와 결의무효확인의 소가 존재한다. 양자는 하자의 중대성과 그에 따른 법적 효과에서 차이를 보인다.

결의취소의 소는 상법 제376조에 근거하며, 소집 절차나 결의 방법이 법령 또는 정관을 위반하거나 현저히 불공정한 경우, 또는 결의 내용이 정관에 위반되는 경우에 해당한다. 이는 하자가 상대적으로 경미한 경우로, 취소 판결이 확정되기 전까지는 결의는 유효한 상태를 유지한다. 취소 소송은 결의일로부터 2개월[24] 이내에 제기해야 하며, 원고 적격은 해당 총회에 출석하여 이의를 제기한 주주로 제한된다.

결의무효확인의 소는 결의 내용 자체가 법령에 위반되는 등 하자가 중대하고 본질적인 경우에 인정된다. 예를 들어, 주식의 병합이나 감자와 같은 주본의 변경에 관한 결의가 법정 요건을 갖추지 못한 경우[25], 또는 이사회의 구성과 관련된 결의가 법령을 위반한 경우가 이에 해당한다. 무효 사유는 절대적이므로, 소 제기 기간의 제한이 없으며, 원고 적격도 주주뿐만 아니라 이사, 감사 등 이해관계인에게 널리 인정된다.

실무에서는 소집통지 기간 미준수, 의결권 행사의 방해, 이사회의 불법한 소집결의 등이 결의취소 사유로, 자본금 감소 절차 위반이나 주주평등의 원칙 위반 등이 결의무효 사유로 다툼의 대상이 된다.