원노트

원노트의 주요 장점은 다양한 플랫폼을 아우르는 광범위한 접근성과 강력한 협업 기능에 있다. 마이크로소프트 계정 하나로 윈도우, macOS, 안드로이드, iOS 그리고 웹 브라우저를 통해 모든 기기에서 노트에 접근하고 작업할 수 있다. 작성한 모든 내용은 사용자가 별도로 저장 버튼을 누르지 않아도 실시간으로 자동 저장되며, 원드라이브를 통해 백그라운드에서 자동 동기화된다. 이는 여러 장치를 오가며 작업하는 사용자나 갑작스러운 종료 상황에서도 데이터 손실 위험을 크게 줄여준다.

협업 측면에서도 뛰어난 기능을 제공한다. 전자 필기장을 다른 사용자와 공유하면 여러 사람이 동시에 같은 노트를 보고 편집할 수 있다. 각 문단 또는 콘텐츠 블록은 최종 편집자와 시간이 표시되어 변경 사항을 쉽게 추적할 수 있으며, 버전 기록 기능을 통해 과거의 편집 내역을 확인하고 필요시 복원하는 것도 가능하다. 이러한 실시간 공유와 편집 기능은 팀 프로젝트나 스터디 그룹에서 매우 유용하게 활용된다.

또한, 원노트는 디지털 필기에 최적화된 유연한 인터페이스를 자랑한다. 종이 노트처럼 페이지의 아무 곳에나 텍스트, 이미지, 손글씨 필기, 파일 첨부 등을 자유롭게 배치할 수 있다. 특히 태블릿 PC나 스타일러스 펜을 지원하는 기기에서 잉크 필기 기능을 완벽하게 활용할 수 있으며, 손으로 쓴 필기 내용도 OCR 기술을 통해 텍스트로 검색이 가능하다. 여기에 더해 오디오 녹음 기능도 제공되는데, 녹음 중 필기한 내용과 음성의 타임라인이 연결되어 나중에 특정 필기 부분을 클릭하면 해당 시점의 녹음을 재생할 수 있어 강의나 회의 기록에 매우 효과적이다.

마지막으로, 강력한 검색 기능도 주요 장점이다. 검색은 열려 있는 모든 전자 필기장을 대상으로 이루어지며, 일반 텍스트는 물론 이미지 속의 텍스트와 잉크 필기 내용, 심지어 지원 언어에 한해 오디오 녹음 내용의 음성까지 인덱싱하여 찾아낼 수 있다. 원노트 웹 클리퍼 확장 프로그램을 사용하면 웹 브라우저에서 보고 있는 페이지의 내용이나 스크린샷을 빠르게 노트로 저장할 수 있어 자료 수집이 편리하다.

원노트는 다양한 장점에도 불구하고 몇 가지 단점을 가지고 있다. 특히 플랫폼 간 기능 차이와 동기화 관련 문제가 사용자에게 불편함을 줄 수 있다.

가장 큰 단점 중 하나는 플랫폼별 기능 지원의 불균형이다. iOS나 안드로이드의 모바일 앱은 Windows 버전에 비해 기능이 현저히 제한적이다. 예를 들어, 지우개 기능이 획 단위 지우기만 가능하거나, 페이지 버전 관리나 휴지통 기능에 접근할 수 없는 경우가 있다. 또한, 동기화 속도가 느리고 노트가 많아질수록 동기화 시간이 크게 증가한다는 점도 문제다. 하나의 페이지에 너무 많은 콘텐츠를 추가하면 동기화 오류가 발생할 수도 있어 용량 관리에 주의가 필요하다.

사용자 인터페이스와 관련된 불편함도 존재한다. Windows 버전에서는 페이지의 자동 정렬 기능이 없어 사용자가 수동으로 페이지 순서를 변경하고 계층화해야 한다. 표 기능도 부분적인 셀 병합을 지원하지 않아 웹 문서의 표를 복사할 때 레이아웃이 깨지는 경우가 많다. 검색 기능 또한 타 애플리케이션에 비해 부실한 편으로, 검색된 단어의 각 위치로 바로 이동하기가 어렵고, PDF 파일 내 한글 문자 인식률이 낮아 검색이 제대로 되지 않는 경우가 있다.

마지막으로, 지속적으로 보고되는 버그들이 오랫동안 수정되지 않고 있다는 점이다. 특히 OneNote for Windows 10 앱에서 한글 입력 시 자모가 사라지거나 백스페이스 키가 먹통이 되는 버그는 한국어 사용자에게 큰 불편을 주지만, 수정이 더디다. 안드로이드 버전에서는 페이지 순서가 뒤섞여 표시되거나, 블루투스 키보드 사용 시 특정 입력에 따라 줄 전체가 삭제되는 등의 문제도 있다. 이러한 소프트웨어 결함들은 사용 경험을 저하시키는 주요 요인이다.

원노트의 핵심 장점 중 하나는 디지털 잉크를 활용한 자연스러운 필기 기능이다. 태블릿 PC나 타블렛과 같은 디지타이저 장치를 사용할 때 최적의 성능을 발휘하며, 마우스로도 필기가 가능하다. 사용자는 페이지의 자유로운 위치에 펜으로 글씨를 쓰거나 그림을 그릴 수 있으며, 텍스트 위에 직접 밑줄을 치거나 강조 표시를 하는 등 실제 종이 노트처럼 활용할 수 있다.

이 필기 내용은 단순한 이미지가 아니라 인식 가능한 데이터로 처리된다. 원노트는 광학 문자 인식(OCR) 기술을 적용하여 손글씨 필기체를 텍스트로 변환하거나, 필기 내용 내의 단어를 검색할 수 있게 해준다. 이는 강의 노트나 회의록에서 특정 내용을 빠르게 찾아야 할 때 매우 유용한 기능이다. 또한 그리기 메뉴에는 직교 좌표계 그래프 도구와 같은 학습 보조 기능도 포함되어 있다.

텍스트 입력 시에도 다양한 자동 변환 기능으로 필기의 편의성을 높인다. 글머리 기호나 번호 목록을 자동 생성하고, 특정 문자 조합을 ⓒ나 ㈜ 같은 특수문자로 변환하며, 혼합 계산식을 입력하면 결과값을 자동으로 계산해 주는 기능도 지원한다. 이러한 기능들은 메모나 공부의 효율성을 크게 향상시킨다.

원노트의 저장 방식은 전통적인 문서 편집기와는 차별화된 특징을 지닌다. 가장 큰 특징은 명시적인 '저장' 버튼이 존재하지 않는다는 점이다. 사용자가 입력하는 모든 텍스트, 그리는 모든 잉크 필기, 삽입하는 모든 이미지나 파일은 실시간으로 자동 저장된다. 이는 사용자가 작업을 중단하고 프로그램을 종료하더라도, 별도의 저장 절차 없이 모든 내용이 보존됨을 의미한다.

저장 위치 측면에서 원노트는 크게 두 가지 방식을 제공한다. Microsoft 365 구독에 포함된 데스크톱 버전의 경우, 사용자가 로컬 디스크나 네트워크 드라이브 같은 로컬 또는 네트워크 경로에 .one 확장자의 전자 필기장 파일을 직접 저장하고 관리할 수 있다. 반면, OneNote for Windows 10이나 iOS, 안드로이드 버전 등 대부분의 최신 버전들은 Microsoft 계정과 연동된 OneDrive 클라우드 저장소를 기본 저장 위치로 사용한다. 이를 통해 모든 기기에서 동일한 노트에 접근하고 실시간으로 동기화할 수 있는 환경이 조성된다.

내보내기 기능을 통해 노트를 다른 형식으로 저장할 수도 있다. 단일 페이지나 전체 섹션을 PDF, DOC/DOCX, XPS, 단일 파일 웹 페이지(MHT) 형식으로 내보낼 수 있으며, 전체 전자 필기장은 .onepkg 포맷으로 압축하여 보관하거나 이동시킬 수 있다. 그러나 섹션 그룹 단위의 내보내기가 완벽히 지원되지 않는 등 제한사항이 존재한다.

이러한 저장 구조는 자유로운 필기와 즉각적인 보존이라는 장점을 제공하지만, 모든 데이터가 기본적으로 클라우드를 통해 관리된다는 점과, 내보내기 시 기능적 제약이 있을 수 있다는 점은 사용 시 고려해야 할 요소이다.

원노트는 Microsoft 계정을 통해 클라우드 기반의 실시간 동기화를 핵심 기능으로 제공한다. 사용자는 OneDrive에 저장된 전자 필기장에 접근하여, Windows, macOS, Android, iOS 등 다양한 플랫폼의 기기에서 동일한 노트를 열람하고 편집할 수 있다. 이는 태블릿 PC에서 필기한 내용을 스마트폰으로 확인하거나, 데스크톱 컴퓨터에서 정리한 자료를 이동 중에 수정하는 등 유연한 작업 환경을 가능하게 한다.

또한 원노트는 강력한 협업 기능을 지원한다. 전자 필기장을 다른 사용자와 공유하면 여러 사람이 동시에 같은 문서를 편집할 수 있다. 시스템은 문단 또는 콘텐츠 블록 단위로 작성자를 기록하며, 다른 사용자가 수정한 부분은 색상으로 강조되어 변경 사항을 쉽게 파악할 수 있다. 이는 프로젝트 관리나 스터디 그룹에서 아이디어를 공유하고 문서를 함께 완성해 나가는 데 유용하다.

동기화 과정에서 발생할 수 있는 충돌을 관리하기 위한 기능도 마련되어 있다. 만약 여러 사용자나 기기에서 동일한 부분을 편집해 충돌이 발생하면, 원노트는 원본을 보존하면서 변경 사항을 병합하거나 별도로 보관하여 사용자가 직접 확인하고 처리할 수 있도록 안내한다. 그러나 네트워크 상태에 따라 동기화 지연이 발생할 수 있으며, 특히 대용량의 노트를 다룰 때는 동기화 시간이 길어질 수 있다는 점은 주의할 필요가 있다.

원노트는 페이지의 변경 이력을 추적하고 관리할 수 있는 기능을 제공한다. 이는 공동 작업 시 누가 언제 어떤 내용을 수정했는지 확인하거나, 실수로 삭제한 내용을 복구하는 데 유용하다. 페이지 버전 기능을 활성화하면 문단 단위로 작성자와 편집 시각이 기록되며, 각 작성자별로 편집한 페이지를 모아서 볼 수 있다.

특정 문단이나 콘텐츠 블록에 마우스 커서를 올리거나 오른쪽 클릭을 하면, 해당 부분을 마지막으로 편집한 사용자와 시간 정보를 확인할 수 있다. 또한 페이지나 전체 섹션을 삭제하더라도 전자 필기장의 휴지통에 60일 동안 보관되어 실수로 인한 데이터 유실을 방지한다.

Microsoft 365에 포함된 오피스 버전의 원노트에서는 주기적으로 로컬에 별도의 백업을 생성하는 옵션도 제공한다. 이를 통해 클라우드 동기화 중 문제가 발생하거나 데이터가 손상되더라도 로컬 백업 파일을 통해 중요한 정보를 복구할 수 있는 길이 마련되어 있다. 이처럼 원노트는 사용자 작업의 투명성과 데이터 안전성을 함께 고려한 설계를 갖추고 있다.

원노트는 오디오 녹음 및 동영상 녹화 기능을 제공하여, 강의나 회의 중 메모를 할 때 유용하게 활용할 수 있다. 이 기능은 특히 Microsoft 365에 포함된 Office 제품군의 원노트 데스크톱 버전에서 강력하게 지원된다. 사용자는 녹음이나 녹화를 시작한 후 노트를 작성하면, 작성한 각 문단이 녹음된 시간대와 자동으로 연결된다.

이후 노트를 검토할 때, 특정 필기 내용 옆에 나타나는 재생 버튼을 클릭하면 정확히 그 부분을 필기하던 시점의 오디오나 동영상으로 바로 이동할 수 있다. 이는 수업이나 회의 중 놓친 부분을 쉽게 복습할 수 있게 해주는 핵심 기능이다. 또한, OCR 기술을 활용한 검색 기능은 녹음된 오디오 내용의 텍스트까지 인덱싱하여, 노트 내에서 키워드 검색이 가능하도록 한다.

하지만 이 기능은 플랫폼에 따라 제한적이다. 안드로이드 버전의 원노트 앱에서는 오디오 녹음 시간이 최대 3분으로 제한되며, 문단 단위의 재생 추적 기능을 지원하지 않는다. iOS 및 웹 버전에서도 데스크톱 버전에 비해 제한된 기능만을 제공하는 경우가 많다. 따라서 강의 녹음 등 고급 기능을 완전히 활용하려면 Windows 또는 macOS용 데스크톱 버전을 사용하는 것이 권장된다.

원노트는 다양한 운영체제와 디바이스에서 사용할 수 있도록 여러 플랫폼별 버전을 제공한다. 각 버전은 기본적인 메모 작성, 동기화, 공유 기능을 공통으로 포함하지만, 사용자 인터페이스와 고급 기능 면에서 차이를 보인다.

주요 데스크톱 버전으로는 Microsoft 365 구독에 포함되거나 무료로 다운로드 가능한 OneNote (Microsoft 365)가 있다. 이 버전은 전통적인 Microsoft Office 스타일의 리본 메뉴를 사용하며, 로컬 네트워크 드라이브나 USB 저장 장치에 전자 필기장을 저장할 수 있는 기능이 특징이다. 반면, Microsoft Store를 통해 제공되는 OneNote for Windows 10은 UWP 앱으로, 더 현대적인 디자인과 빠른 동기화 속도를 장점으로 내세운다. 이 두 Windows 버전은 오랫동안 공존해 왔으나, 마이크로소프트는 최종적으로 기능을 통합해 나갈 계획을 발표한 바 있다.

macOS, iOS, 안드로이드용 모바일 앱은 Windows 버전에 비해 기능이 제한적일 수 있지만, 각 앱 스토어를 통해 무료로 다운로드하여 핵심 작업을 수행하는 데 무리가 없다. 특히 iPadOS와 안드로이드 태블릿에서의 필기 지원은 중요한 장점이다. 또한 Microsoft Edge나 Google Chrome 등의 웹 브라우저를 통해 접근하는 웹 버전이 있어, 소프트웨어를 설치하지 않고도 OneDrive에 저장된 노트를 편집할 수 있다. 모든 버전의 데이터는 Microsoft 계정을 통해 OneDrive에 저장되어 자동으로 동기화된다.

OneNote (Microsoft 365)는 Microsoft Office 제품군의 일부로 제공되는 데스크톱 애플리케이션의 정식 버전이다. Microsoft Office 2003에 처음 포함된 이후, Microsoft Office 2007, Microsoft Office 2010, Microsoft Office 2013, Microsoft Office 2016을 거치며 발전해왔다. 이 버전은 전통적인 Office 스타일의 리본 메뉴 인터페이스를 제공하며, Microsoft 365 구독 서비스의 핵심 구성 요소로 지속적인 기능 업데이트를 받고 있다.

이 버전의 가장 큰 특징은 클라우드 기반의 OneDrive뿐만 아니라 로컬 하드 디스크나 네트워크 드라이브 등 다양한 위치에 전자 필기장을 저장할 수 있다는 점이다. 이는 완전한 오프라인 작업이 가능하게 하며, 기업 내부망 등 인터넷 연결이 제한된 환경에서도 자유롭게 사용할 수 있는 유연성을 제공한다. 또한 Microsoft Excel과의 연동, 강력한 버전 기록 관리, 페이지 백업 옵션 등 고급 기능을 포함하고 있다.

한때 Microsoft가 이 버전의 신규 기능 개발을 중단하고 OneNote for Windows 10으로 통합하려 했으나, 사용자들의 요구에 따라 2020년 계획을 철회하였다. 현재는 Microsoft 365 구독자에게 제공되는 기본 버전으로 자리 잡았으며, 향후 UWP 버전의 장점을 흡수하며 발전할 예정이다. 단일 애플리케이션으로도 무료로 다운로드하여 사용할 수 있으나, 이 경우 OneDrive에 저장된 노트북만 편집 가능하다는 제한이 있다.

OneNote for Windows 10은 마이크로소프트가 윈도우 10 및 윈도우 11용으로 개발한 유니버설 윈도우 플랫폼 기반의 애플리케이션이다. 이 버전은 마이크로소프트 스토어를 통해 무료로 배포되며, 윈도우 10의 일부 에디션에는 기본 앱으로 포함되어 있다. 기존 마이크로소프트 오피스 제품군에 포함된 OneNote(일명 데스크톱 버전)와는 별개의 앱으로, 더 현대적이고 간결한 사용자 인터페이스를 제공한다.

주요 기능은 클라우드 기반 동기화에 중점을 두고 설계되었다. 사용자는 마이크로소프트 계정으로 로그인하여 원드라이브에 노트를 저장하며, 이를 통해 윈도우, 맥OS, 안드로이드, iOS 등 다양한 플랫폼에서 동일한 노트북에 접근하고 실시간으로 동기화할 수 있다. 텍스트 입력, 잉크 필기, 이미지 및 파일 첨부, 오디오 녹음 등의 핵심 기능을 지원한다. 특히 Office 데스크톱 버전에 비해 실시간 동기화 속도가 비교적 빠른 것이 특징이다.

그러나 이 버전은 몇 가지 제한사항을 가지고 있다. 가장 큰 단점은 로컬 하드 드라이브나 네트워크 경로에 전자 필기장을 저장하는 기능을 지원하지 않는다는 점이다. 모든 데이터는 원드라이브 클라우드 저장공간을 사용해야 한다. 또한, Office 데스크톱 버전에 존재하는 일부 고급 기능(예: 페이지 템플릿, 더 세밀한 태그 관리, 로컬 백업 옵션 등)이 생략되었다. 한글 입력 시 자모가 분리되거나 백스페이스 키가 동작하지 않는 등의 버그도 오랫동안 지속되어 사용자들의 불만이 많았다.

마이크로소프트는 원노트 버전 통합 정책을 여러 번 변경해왔다. 한때 UWP 버전인 OneNote for Windows 10을 미래의 주력으로 선포하며 Office 데스크톱 버전의 업데이트를 중단한 적이 있으나, 사용자들의 반응을 고려해 정책을 철회했다. 현재는 마이크로소프트 365 구독자에게 제공되는 Office 데스크톱 버전의 OneNote를 중심으로 발전시켜 나가고 있으며, OneNote for Windows 10은 새로운 기능 추가보다는 유지보수 수준의 지원을 받을 전망이다.

원노트의 macOS 버전은 Microsoft가 Mac App Store를 통해 무료로 배포하는 애플리케이션이다. Windows용 Microsoft 365에 포함된 오피스 제품군의 원노트와 핵심 기능을 공유하면서도 macOS의 네이티브 디자인 언어와 사용성에 맞춰 최적화된 인터페이스를 제공한다. 에버노트와 같은 경쟁 서비스에 대응하기 위한 전략의 일환으로 무료화되었으며, Apple의 에디터스 초이스로 선정되기도 했다.

이 버전은 텍스트 및 멀티미디어 삽입, 잉크 필기 지원, OneDrive를 통한 여러 기기 동기화, 공유 및 협업 등 주요 기능을 포함한다. 특히 macOS의 트랙패드 제스처와 같은 시스템 기능과의 통합이 뛰어나고, 인터페이스가 깔끔하게 구성되어 있다는 평가를 받는다. 그러나 Windows의 오피스 버전에 비해 제공되는 고급 기능이 일부 제한될 수 있으며, 로컬 또는 네트워크 경로에 전자 필기장을 저장하는 기능은 Microsoft 365 구독이 있는 Windows 버전에 비해 제한적일 수 있다.

iOS 버전 및 안드로이드 버전과 마찬가지로 Mac 버전도 Microsoft 계정으로 로그인하여 OneDrive 저장 공간을 활용한다. 이를 통해 다른 플랫폼에서 작성한 노트와의 원활한 동기화와 공동 편집이 가능하다. Mac 사용자들에게는 Microsoft 생태계의 강력한 크로스 플랫폼 메모 및 필기 도구로서 자리매김하고 있다.

iOS용 원노트는 애플의 iOS 운영체제를 탑재한 아이폰과 아이패드에서 사용할 수 있는 마이크로소프트의 공식 메모 애플리케이션이다. App Store에서 무료로 다운로드할 수 있으며, Microsoft 계정으로 로그인하여 OneDrive에 저장된 전자 필기장에 접근하고 편집할 수 있다. 기본적인 텍스트 입력, 잉크 필기, 이미지 및 파일 첨부, 오디오 녹음 등의 핵심 기능을 제공하여 모바일 환경에서도 빠르게 메모를 작성하고 정리하는 데 유용하다.

다만, iOS 버전은 Windows용 데스크톱 버전에 비해 기능이 제한적이다. 예를 들어, 지우개 기능이 획 단위 지우기만 지원하며, 페이지 버전 기록 확인이나 휴지통 복구와 같은 고급 관리 기능에 접근할 수 없다. 또한, 데스크톱 버전에서 제공되는 문단 단위의 오디오 녹음 재생 추적 기능은 iOS에서는 지원되지 않는다. 가장 지속적으로 보고되는 문제는 한글 입력 시 발생하는 자모 분리 버그로, 입력 중 일부 자음이나 모음이 사라지는 현상이 오랫동안 수정되지 않고 있다.

전반적으로 iOS 버전 원노트는 이동 중이거나 태블릿으로 간편한 필기가 필요할 때 유용한 도구이지만, 데스크톱 버전의 모든 기능을 기대하기는 어렵다. 마이크로소프트 365 구독자나 OneDrive 사용자라면 여러 기기 간의 원활한 동기화를 통해 작업을 이어나가는 데 효과적으로 활용할 수 있다.

안드로이드 버전의 원노트는 구글 플레이 스토어를 통해 무료로 제공되는 모바일 애플리케이션이다. 마이크로소프트 계정으로 로그인하여 원드라이브에 저장된 전자 필기장을 열람하고 편집할 수 있으며, 기본적인 텍스트 입력, 잉크 필기, 이미지 삽입 등의 핵심 기능을 제공한다. 윈도우나 macOS의 데스크톱 버전에 비해 기능이 제한적이며, 특히 그리기 도구의 정교함이나 페이지 관리 측면에서 차이가 있다.

주요 기능으로는 오디오 녹음이 있으나, 최대 3분까지로 시간이 제한되어 있다. 동기화는 자동으로 이루어지지만, 네트워크 상태에 따라 속도가 달라질 수 있으며, 한글 입력 시 종종 자모가 분리되는 버그가 오랫동안 보고되고 있다. 또한 안드로이드 태블릿에서 S 펜 등으로 필기한 내용의 위치가 데스크톱 버전에서 보는 위치와 미세하게 어긋날 수 있는 문제도 있다.

전반적으로 안드로이드 버전은 이동 중 빠른 메모 작성이나 저장된 노트 확인에 적합한 보조 도구의 성격이 강하다. 데스크톱 버전의 모든 고급 기능과 완벽한 호환성을 기대하기는 어려우며, 지속적인 업데이트를 통해 버그 수정과 기능 추가가 이루어지고 있으나 그 속도는 다른 플랫폼에 비해 더디다는 평가가 있다.

웹 버전은 Microsoft OneDrive에 저장된 전자 필기장을 인터넷 브라우저를 통해 접근하고 편집할 수 있는 클라우드 기반 서비스이다. 별도의 애플리케이션 설치 없이 공식 웹사이트에 접속해 Microsoft 계정으로 로그인하면 이용할 수 있어, 공용 컴퓨터나 갑작스럽게 소프트웨어를 설치할 수 없는 환경에서도 노트를 확인하거나 간단한 편집 작업을 수행하는 데 유용하다.

주요 기능으로는 기본적인 텍스트 입력과 서식 지정, 이미지 및 파일 첨부, 표 생성, 페이지와 섹션 관리 등이 포함된다. 또한 실시간 협업 기능을 지원하여 여러 사용자가 동시에 같은 페이지를 편집할 수 있으며, 각 사용자의 편집 내용은 색상이 다른 커서와 작성자 이름으로 실시간 표시된다. 그러나 데스크톱 애플리케이션에 비해 기능이 제한적이다. 예를 들어, 잉크 필기 기능이나 오디오 녹음, 페이지 버전 기록 추적 등의 고급 기능은 제공되지 않는다.

이 버전에서도 다른 모바일 앱 버전과 마찬가지로 한글 입력 시 자음이 누락되는 버그가 종종 보고된다. 웹 브라우저의 성능과 인터넷 연결 상태에 따라 동기화 및 반응 속도가 영향을 받을 수 있다는 점도 단점으로 꼽힌다. 웹 버전은 Windows, macOS, 리눅스 등 운영체제에 관계없이 접근 가능한 범용성으로, OneNote 생태계의 접근성을 크게 확장하는 역할을 한다.

원노트는 사용자가 선택한 저장 위치에 따라 노트 저장 방식이 달라진다. 기본적으로는 Microsoft 계정과 연동된 OneDrive 클라우드 스토리지를 사용한다. 무료 계정의 경우 OneDrive 기본 제공 용량인 5GB 내에서 자유롭게 노트를 저장하고 동기화할 수 있다. 이는 경쟁사인 에버노트의 무료 요금제가 월간 업로드 용량을 제한하는 것과 대비되는 점이다.

Microsoft 365 구독을 하거나 Office 패키지 버전의 원노트를 사용하는 경우에는 클라우드 저장 외에도 로컬 하드 디스크나 네트워크 드라이브, USB 메모리 등에 전자 필기장을 직접 저장할 수 있는 옵션이 제공된다. 이는 완전한 오프라인 환경에서 작업하거나, 자체 NAS(네트워크 결합 스토리지) 서버를 이용하고 싶은 사용자에게 유용하다.

저장 공간과 관련된 주요 제한 사항으로는 개별 페이지나 첨부 파일의 최대 용량이 있다. 너무 큰 파일을 하나의 페이지에 첨부하거나 페이지 전체 용량이 과도하게 커지면 동기화 오류가 발생할 수 있어 주의가 필요하다. 또한 원노트는 작업 내용을 실시간으로 자동 저장하기 때문에 사용자가 별도로 저장 버튼을 누를 필요가 없다는 점이 특징이다.

원노트의 노트 엔진은 워드의 문서 처리 엔진을 기반으로 하여, 종이에 필기하는 느낌을 디지털 환경에서 구현하도록 특화되어 개발되었다. 이는 에버노트와 같은 다른 메모 애플리케이션이 HTML 엔진을 개량한 것과 대비되는 특징이다. 워드 엔진을 바탕으로 하여 텍스트 서식 지정, 표 삽입, 객체 배치 등에서 높은 호환성과 안정성을 제공하며, 특히 자유로운 캔버스 형식의 페이지 레이아웃을 가능하게 하는 핵심 기반이 된다.

이러한 엔진 구조 덕분에 사용자는 페이지 내 어느 위치에나 텍스트, 이미지, 손글씨, 파일 등을 자유롭게 배치할 수 있다. 이는 전통적인 워드 프로세서나 일부 다른 노트 앱의 선형적인 입력 방식과 구별되는 원노트의 가장 큰 장점 중 하나로, 실제 노트나 백지에 메모하는 직관적인 경험을 제공한다. 또한 잉크 필기 지원, 필기체 텍스트 변환 및 검색, 문단 단위의 오디오 녹음 추적 등 고급 필기 및 멀티미디어 기능을 구현할 수 있는 토대가 된다.

그러나 이러한 엔진은 상대적으로 무겁고 복잡한 구조를 가질 수 있어, 저사양 PC나 모바일 장치에서 성능 저하를 일으킬 수 있다는 단점도 동시에 가지고 있다. 또한 웹 기반 콘텐츠를 클리핑할 때 표 병합을 제대로 지원하지 않거나 레이아웃이 깨지는 경우가 있는데, 이는 원노트의 엔진이 웹의 유동적인 HTML 구조보다는 고정된 문서 객체 모델에 더 최적화되어 있기 때문으로 볼 수 있다.

원노트의 노트 저장 구조는 전자 필기장, 섹션, 페이지의 계층적 구조를 기본으로 한다. 사용자는 하나의 Microsoft 계정으로 여러 개의 전자 필기장을 생성할 수 있으며, 각 전자 필기장은 섹션과 섹션 그룹으로 세분화된다. 섹션 내에는 실제 콘텐츠가 담기는 페이지가 위치하며, 페이지는 다시 하위 페이지를 가질 수 있어 최대 3단계의 중첩 구조를 형성한다. 이는 실제 바인더와 유사한 체계로, 사용자가 자료를 직관적으로 분류하고 관리할 수 있도록 설계되었다.

노트의 물리적 저장 방식은 사용하는 버전과 설정에 따라 다르다. Microsoft 365에 포함된 데스크톱 버전의 경우, 사용자가 선택한 위치에 .one 확장자의 단일 파일로 전자 필기장이 저장된다. 저장 위치는 OneDrive 클라우드, 로컬 하드 드라이브, 또는 네트워크 공유 폴더가 될 수 있다. 반면, OneNote for Windows 10이나 모바일 앱 버전은 기본적으로 OneDrive에만 노트를 저장하고 동기화한다. 모든 변경 사항은 실시간으로 자동 저장되며, 사용자가 명시적으로 저장 버튼을 누를 필요가 없다는 점이 특징이다.

이 구조는 주요 경쟁사인 에버노트의 방식과 차이가 있다. 에버노트가 모든 노트를 계정에 단일 저장하고 태그 중심으로 관리하는 반면, 원노트는 전자 필기장이라는 독립된 컨테이너를 중심으로 자료를 구분한다. 또한 원노트에서는 전자 필기장, 섹션, 페이지의 순서를 사용자가 자유롭게 끌어다 놓아 조정할 수 있는 반면, 에버노트의 노트북과 노트는 주로 생성일자나 제목 순으로 자동 정렬된다.

원노트와 주요 경쟁 서비스인 에버노트는 디지털 노트 필기 및 정보 관리 도구라는 공통점을 가지지만, 저장 방식, 구조, 기능 면에서 뚜렷한 차이를 보인다. 가장 큰 차이점은 저장 공간의 관리 방식이다. 에버노트는 자체 클라우드 서비스를 사용하며 무료 계정에는 월간 업로드 용량 제한이 있지만, 원노트는 Microsoft OneDrive의 저장 공간을 활용한다. 이는 사용자에게 이미 익숙한 클라우드 스토리지를 그대로 사용할 수 있게 하며, 특히 Microsoft 365 구독자에게는 넉넉한 저장 공간을 제공한다는 장점이 있다.

노트의 조직 구조도 상이하다. 에버노트는 '노트북 스택 > 노트북 > 노트'의 계층을 가지며, 노트북과 노트의 순서를 임의로 조정하는 데 제한이 있다. 반면 원노트는 '전자 필기장 > 섹션 그룹 > 섹션 > 페이지' 구조를 채택하고 있으며, 사용자가 페이지와 섹션의 순서를 자유롭게 끌어다 놓아 재정렬할 수 있다. 또한 원노트는 페이지 내 어느 위치에나 콘텐츠를 배치할 수 있는 자유로운 캔버스 방식을 지원하는 반면, 에버노트는 상대적으로 워드 프로세서와 유사한 선형적인 편집 방식을 따른다.

주요 기능을 비교하면 다음과 같다.

전반적으로 원노트는 Microsoft Office 제품군과의 긴밀한 통합, 자유로운 필기 환경, 제한 없는 동기화 기기 수에서 강점을 보인다. 반면 에버노트는 강력한 웹 클리핑 기능과 체계적인 태그 시스템으로 정보 수집과 분류에 특화되어 있다. 사용자는 자신의 주된 사용 목적이 손글씨 필기와 협업인지, 아니면 웹 자료 수집과 체계적인 태그 관리인지에 따라 선택을 고려할 수 있다.

Microsoft Office 제품군에 포함된 전통적인 데스크톱 애플리케이션 버전이다. Microsoft Office 2003에 처음 포함되어 출시된 이후, Microsoft Office 2007, Microsoft Office 2010, Microsoft Office 2013, Microsoft Office 2016까지 오피스 제품군과 함께 업데이트되었다. 이 버전은 Microsoft 365 구독 서비스에 포함되어 지속적인 기능 업데이트를 받고 있으며, 패키지 형태의 Office 2019나 Office 2021을 구매한 사용자에게는 OneNote 2016 버전이 제공된다.

이 버전의 주요 특징은 OneDrive 클라우드뿐만 아니라 사용자의 컴퓨터 로컬 저장소나 네트워크 드라이브에도 전자 필기장 파일(.one 확장자)을 직접 저장하고 관리할 수 있다는 점이다. 이는 인터넷 연결 없이도 작업이 가능하게 하며, 기업 내부망 등에서 자체적으로 데이터를 관리하고 싶은 경우에 유용하다. 또한 Microsoft Word, Excel, PowerPoint 등 다른 오피스 프로그램과 통합된 리본 메뉴 인터페이스를 제공하여 오피스 사용자에게 친숙한 환경을 구성한다.

한글 사용과 관련된 대표적인 버그로는, 기본 입력 글꼴을 맑은 고딕 이외의 글꼴로 설정해도 스페이스바를 누르면 다음 입력 부분이 다시 맑은 고딕으로 돌아가는 문제가 오랫동안 지속되어 왔다. 또한 장시간 필기를 하거나 한 페이지에 많은 콘텐츠를 넣을 경우 프로그램이 일시적으로 응답하지 않는 "(응답 없음)" 현상이 발생할 수 있다. 그러나 iOS나 안드로이드 모바일 버전에서 나타나는 한글 자모 분리 현상은 이 Windows 오피스 버전에서는 발생하지 않는 것이 특징이다.

원노트는 iOS와 안드로이드를 위한 모바일 애플리케이션을 제공하여 스마트폰과 태블릿에서도 노트를 작성하고 확인할 수 있다. 이 앱들은 Microsoft 계정으로 로그인하면 OneDrive에 저장된 모든 전자 필기장과 동기화되며, 기본적인 텍스트 입력, 필기, 이미지 첨부, 오디오 녹음 등의 핵심 기능을 사용할 수 있다. 그러나 Windows용 데스크톱 버전에 비해 기능이 제한적이며, 특히 태블릿에서의 필기 경험과 고급 관리 도구 측면에서 차이가 있다.

iOS와 안드로이드 앱은 공통적으로 몇 가지 제약이 있다. 예를 들어, 지우개 기능은 획 단위 지우기만 지원하며, 페이지 버전 기록 확인이나 휴지통 복구와 같은 고급 관리 기능에 접근할 수 없다. 또한, 한글 입력 시 자모가 분리되는 오래된 버그가 지속적으로 보고되고 있다. 안드로이드 버전의 경우 오디오 녹음 시간이 최대 3분으로 제한되는 경우도 있다.

모바일 버전 간에도 약간의 차이가 존재한다. 일반적으로 iOS 버전이 안드로이드 버전에 비해 더 안정적이고 업데이트가 빠르다는 평가를 받는다. 반면, 안드로이드 버전에서는 텍스트 입력 시 반응 속도가 느리거나, 문장 끝 단어가 잘못 복사되는 등의 버그가 더 빈번하게 발생한다고 알려져 있다. 두 플랫폼 모두 PC에서 자유롭게 조정할 수 있는 페이지나 섹션의 순서를 변경하는 기능이 제한적일 수 있다.