상업 장부 관리

상인은 영업상의 재산과 손익의 상황을 명확히 하기 위해 상업장부를 작성해야 한다. 이 의무는 상법 제29조에 규정되어 있으며, 모든 상인에게 적용되는 기본적인 의무이다. 상법상 장부 작성 의무의 주요 목적은 거래의 투명성을 확보하고, 이해관계자(예: 주주, 채권자)의 권익을 보호하며, 분쟁 발생 시 객관적인 증거 자료를 제공하는 데 있다.

상법이 요구하는 상업장부는 크게 회계장부와 영업장부로 구분된다. 회계장부에는 대차대조표와 손익계산서를 작성하는 데 필요한 원장과 보조부가 포함된다. 영업장부에는 주문서, 송장, 계약서 등 거래의 발생과 내용을 증명하는 모든 서류가 해당한다. 상인은 이러한 장부를 복식부기의 원칙에 따라 정확하고 체계적으로 기록해야 한다[2].

의무 위반 시에는 법적 제재를 받을 수 있다. 예를 들어, 장부를 작성하지 않거나 허위 기록을 한 경우, 1천만 원 이하의 과태료가 부과된다(상법 제635조). 또한, 회계장부를 제시하지 않거나 허위의 장부를 제시하여 법원의 장부제출명령을 거부한 자는 1년 이하의 징역 또는 1천만 원 이하의 벌금에 처해질 수 있다(상법 제638조). 이는 장부 작성이 단순한 관리 업무가 아니라 법적 책임이 수반되는 중요한 의무임을 보여준다.

상인은 상법 외에도 국세기본법, 법인세법, 부가가치세법 등 관련 세법에 따라 장부를 비치하고 기록해야 하는 의무를 진다. 이는 정확한 과세 자료를 확보하여 공정한 조세 부과와 징수를 가능하게 하기 위한 것이다. 세법상 장부 비치 의무는 상법상의 의무와 중복되기도 하지만, 그 목적과 구체적 요건에서 차이를 보인다.

주요 세법별 장부 비치 의무는 다음과 같다.

세법상 장부는 원칙적으로 한국어와 한국 화폐 단위로 기록해야 하며, 그 기록은 객관적 증빙 자료에 근거해야 한다. 특히 세금계산서나 계산서는 부가가치세 신고와 증빙의 핵심 서류로서 정해진 형식에 따라 발급·수취하고 보관해야 한다. 전자적으로 발행된 세금계산서도 동일한 효력을 가진다.

의무 위반 시에는 각 세법에 따라 과태료 부과, 세액 불이익 조정, 심지어 포탈세 가산세 부과 등의 행정적 제재를 받을 수 있다. 따라서 상인은 상업장부를 관리할 때 상법적 요건과 함께 세법적 요건을 동시에 충족시키도록 주의해야 한다.

상법과 국세기본법, 법인세법, 부가가치세법 등 관련 법률은 상업 장부 작성 및 비치 의무 위반에 대해 다양한 제재를 규정하고 있다. 제재의 종류는 행정적 제재, 민사상 불이익, 형사적 처벌로 구분된다.

행정적 제재의 대표적인 예는 가산세 부과이다. 세법상 장부를 비치하지 않거나 불성실하게 기록한 경우, 해당 거래에 대한 소득금액 또는 부가가치세액을 특정 비율로 추계 조사할 수 있으며, 이에 따라 추가 세금(가산세)이 부과된다[4]. 또한, 상법 제31조에 따라 상업장부를 갖추어 두지 않은 자는 500만 원 이하의 과태료 처분을 받을 수 있다.

민사 및 형사상 책임도 발생할 수 있다. 상법 제635조는 회사의 이사, 감사 또는 지배인이 그 직무에 관해 부정행위를 하거나 법령 또는 정관에 위반한 행위를 함으로써 회사에 손해를 끼친 때에는 5년 이하의 징역 또는 1,500만 원 이하의 벌금에 처하도록 규정한다. 허위의 장부를 작성하거나 고의로 장부를 멸실하는 행위는 사기나 배임, 장부위조 등의 범죄로 의율되어 형사 처벌을 받을 수 있다. 또한, 분쟁 발생 시 법원은 장부 미비치나 불성실 기록을 증거 불리한 판단의 자료로 삼을 수 있어 민사 소송에서 불리한 결과를 초래한다.

회계장부는 상업 장부의 핵심을 이루며, 기업의 재무상태와 경영성과를 체계적으로 기록하고 요약하는 장부를 말한다. 주로 대차대조표와 손익계산서를 작성하기 위한 기초 자료를 제공하며, 상법과 법인세법 등에 따라 일정한 형식과 원칙에 따라 기록해야 한다.

주요 회계장부로는 일반원장, 총계정원장, 현금출납부, 매출장, 매입장 등이 있다. 일반원장은 모든 거래를 발생 순서대로 기록하는 기본 장부이며, 총계정원장은 이를 계정과목별로 분류·집계한다. 현금출납부는 현금의 수입과 지출을, 매출장과 매입장은 각각 매출과 매입에 관한 거래 명세를 기록한다. 이러한 장부들은 서로 연계되어 최종적으로 재무제표를 생성하는 근거가 된다.

이들 장부는 부기 원칙에 따라 기록되며, 모든 거래는 복식부기 방식에 의해 최소 두 개의 계정과목에 동시에 기록되어 차변과 대변의 합계가 균형을 이룬다. 기록은 객관적인 증빙 자료를 바탕으로 이루어져야 하며, 그 정확성은 세무조사나 회계감사에서 중요한 검증 대상이 된다.

영업장부는 기업의 일상적인 영업 활동과 거래의 진행 과정을 증명하는 서류들을 포괄적으로 지칭한다. 이는 회계장부가 재무 상태와 경영 성과를 요약·정리한 것과 달리, 개별 거래의 발생부터 완결까지의 구체적 흐름을 기록한 원천 문서의 성격을 가진다. 따라서 영업장부는 회계장부 작성의 기초 자료가 되며, 거래의 사실 관계를 입증하는 데 핵심적인 역할을 한다.

주요 영업장부의 종류와 그 기록 내용은 다음과 같다.

이러한 서류들은 반드시 거래 사실과 일치하도록 작성되어야 하며, 부기 원칙에 따라 회계장부에 기입될 수 있는 객관적 증거가 되어야 한다. 예를 들어, 매출액을 회계장부에 기록할 때는 반드시 해당 거래의 송장이나 계산서 사본이 영업장부로 보관되어 그 기록의 정확성을 뒷받침해야 한다.

영업장부의 관리는 단순한 문서 보관을 넘어서, 효율적인 자료 검색과 보안 유지가 중요하다. 특히 전자장부 형태로 관리될 경우, 전자문서 및 전자거래 기본법이 정한 요건을 충족하여 그 법적 효력을 인정받을 수 있도록 시스템을 구축해야 한다. 모든 영업장부는 관련 법령에 정해진 보존 기간 동안 안전하게 보관되어, 세무 조사나 법적 분쟁 시 확실한 증거 자료로 활용될 수 있어야 한다.

부기 원칙은 상업 장부를 기록할 때 준수해야 할 기본적인 회계 규칙을 의미한다. 이 원칙들은 재무제표의 신뢰성을 확보하고, 기업의 재무 상태와 경영 성과를 정확하게 파악하는 데 필수적이다.

주요 부기 원칙으로는 발생주의 원칙, 이중 기록의 원칙, 화폐 평가의 원칙 등이 있다. 발생주의 원칙은 거래나 사건이 발생한 시점에서 수익과 비용을 인식하는 원칙이다. 예를 들어, 물건을 판매했지만 대금을 아직 받지 못한 경우에도 판매 시점에서 매출을 기록한다. 이중 기록의 원칙은 모든 거래를 차변과 대변에 동일한 금액으로 기록하여 대차대조표의 균형을 유지하도록 하는 기본 원리이다.

기록 기준은 장부에 실제로 기입하는 구체적인 방법과 시기를 규정한다. 일반적으로 거래를 증빙하는 전표가 작성된 시점을 기준으로 장부에 기록한다. 기록은 반드시 객관적인 증빙 자료에 근거해야 하며, 추정이나 개인의 판단에 의존해서는 안 된다. 또한, 중요성의 원칙에 따라 재무제표 이용자의 의사 결정에 중대한 영향을 미칠 수 있는 항목은 정확하게 기록하고 공개해야 한다.

이러한 원칙과 기준을 따르지 않을 경우, 장부는 법적 요건을 충족하지 못할 뿐만 아니라, 세무 조사나 법적 분쟁에서 불리한 증거로 활용될 수 있다.

상업 장부를 작성하고 관리할 때 가장 핵심적인 원칙은 정확성과 진실성이다. 이 원칙은 단순한 회계 관행을 넘어 법적 의무의 근간을 이룬다. 상법 제31조는 상인이 영업상의 재산과 손익의 상황을 명백히 하기 위해 회계장부를 작성하도록 규정하며, 이는 반드시 거래의 실질과 진실에 부합하는 기록이어야 함을 의미한다. 즉, 실제 발생한 거래를 그 내용과 금액, 시기에 있어서 오류 없이 기록해야 한다. 허위 기록, 누락, 과대 또는 과소 계상은 이 원칙을 위반하는 것으로, 장부의 신뢰성을 근본적으로 훼손한다.

진실성의 원칙은 특히 부기 과정에서 중요한데, 모든 거래는 객관적인 증빙 자료에 근거하여 기록되어야 한다. 예를 들어, 매출을 기록할 때는 송장이나 계약서, 비용을 기록할 때는 영수증이나 세금계산서와 같은 증빙을 반드시 확보하고 이를 바탕으로 장부에 반영해야 한다. 증빙 없이 임의로 수치를 기입하거나, 실제 경제적 실질이 없는 거래를 기록하는 것은 허위 기록에 해당할 수 있다. 이 원칙은 경영자의 의사결정을 올바르게 지원하고, 이해관계자(투자자, 채권자, 세무 당국 등)에게 신뢰할 수 있는 정보를 제공하는 데 필수적이다.

정확성과 진실성을 확보하기 위한 구체적인 실무 방법으로는 이중 기록의 원칙(복식부기)을 철저히 준수하고, 정기적으로 시산표를 작성하여 장부 간 불일치를 점검하며, 모든 거래에 대해 적절한 증빙서류를 체계적으로 관리하고 보관하는 것이 포함된다. 또한, 기록 과정에서의 단순 오류를 방지하기 위해 내부 확인 및 승인 절차를 마련하는 것도 중요하다. 이러한 관리가 제대로 이루어지지 않을 경우, 세무 조사에서 불이익을 받거나, 손익계산서와 대차대조표가 재무 상태를 왜곡하여 법적 분쟁 시 불리한 증거로 활용될 수 있다.

상업 장부는 기업의 재무상태와 경영 성과를 시간의 흐름에 따라 비교·분석할 수 있도록 기록해야 한다. 이를 위해 장부의 작성 방법과 분류 체계는 사업 기간 동안 일관되게 유지되어야 한다. 부기 원칙이나 회계 처리 방법을 함부로 변경하면, 다른 회계 기간의 성과를 비교하는 것이 무의미해지거나 오해를 불러일으킬 수 있다. 이 원칙은 대차대조표와 손익계산서의 신뢰성을 보장하는 기초가 된다.

계속성의 원칙은 특히 회계 기준의 선택과 적용에 중요하게 작용한다. 예를 들어, 자산의 감가상각 방법이나 재고자산 평가 방법을 한 번 선택하면, 특별한 사유가 없는 한 사업을 계속하는 동안 동일한 방법을 적용해야 한다. 만약 변경이 불가피하다면, 그 변경 사실과 이유, 그리고 변경이 재무제표에 미치는 영향에 대해 주석을 통해 명시적으로 공시해야 한다.

일관성은 장부 기록의 세부적인 측면에서도 요구된다. 거래를 기록하는 시점, 계정과목의 분류, 증빙서류의 첨부 방식 등이 일정한 기준에 따라 통일되어야 한다. 이러한 일관된 관리는 장부의 오류를 줄이고, 내부 또는 외부 감사가 진행될 때 검증 작업을 효율적으로 만든다.

이러한 원칙들은 단순히 관행적인 요구사항이 아니라, 상법과 국세기본법 등에서 요구하는 정확한 장부 작성 의무를 실현하는 구체적인 방법이다. 따라서 기업은 장부 관리 지침이나 내부 회계 관리 규정을 수립하여 계속성과 일관성 원칙이 준수되도록 체계를 갖추어야 한다.

장부의 기록은 누구나 이해할 수 있을 정도로 명확하고 간결해야 한다. 복식부기 원칙에 따라 모든 거래는 차변과 대변으로 명료하게 기록되며, 각 항목은 그 내용을 식별할 수 있도록 충분한 설명을 포함해야 한다. 이는 장부를 이용하는 이해관계자, 예를 들어 투자자나 감사인이 재무상태와 경영 성과를 정확히 파악하는 데 필수적이다.

장부는 제3자가 독립적으로 검증할 수 있어야 한다. 이를 위해 모든 거래는 객관적인 증빙 자료, 예를 들어 세금계산서, 계약서, 입출금전표 등에 근거하여 기록되어야 한다. 이러한 증빙 자료는 거래의 발생 시점, 당사자, 금액, 내용을 입증하며, 장부 기록과의 대조를 통해 그 진실성을 확인할 수 있게 한다. 검증 가능성은 회계감사와 세무조사의 기본 토대가 된다.

이러한 명료성과 검증 가능성은 단순히 관리의 편의를 위한 것이 아니라, 상법과 조세범 처벌법 등에서 요구하는 법적 요건이기도 하다. 장부가 불명료하거나 검증이 불가능할 경우, 그 장부는 법적 효력을 인정받지 못하거나, 의도적인 회계부정으로 의심받을 수 있다. 따라서 장부 관리 시스템을 설계하고 운영할 때는 기록의 투명성과 증빙 자료의 체계적 보관을 최우선으로 고려해야 한다.

전자문서 및 전자거래 기본법(약칭 전자거래기본법)은 전자문서의 효력, 전자거래의 안전성 및 신뢰성 확보 등을 목적으로 제정된 법률이다. 이 법은 모든 전자적 형태의 문서와 거래에 대한 기본적인 법적 틀을 제공하며, 상업 장부의 전자화 관리에도 직접적인 근거가 된다.

법 제4조는 원칙적으로 전자문서를 문서와 동등한 법적 효력을 가진다고 명시한다[7]. 이는 상업장부를 전자적 형태로 작성하고 보관하는 것이 법적으로 유효함을 의미하는 근간이 된다. 또한, 전자서명에 관한 규정(제3장)을 통해 전자문서의 작성자와 내용의 무결성을 확인할 수 있는 법적 장치를 마련하였다.

전자장부를 법정 장부로 인정받기 위해서는 이 법에서 정한 기술적·관리적 요건을 충족해야 한다. 주요 요건으로는 진실성과 정확성의 보장, 검색 가능성, 출력 가능성, 그리고 안전성과 비밀 유지 조치 등이 포함된다. 특히, 전자서명이나 공인인증서 등을 활용하여 작성자의 동일성과 기록 내용의 변경 여부를 확인할 수 있어야 한다.

이 법은 전자장부의 보관에 관해서도 구체적인 기준을 제시한다. 기록된 내용을 수정 또는 삭제할 수 없도록 하는 시스템의 구성, 재난으로부터의 복구 체계 마련, 그리고 기록과 보관에 관한 내부 관리 규정의 수립 등을 요구한다. 따라서 기업은 단순히 장부를 전자 파일로 저장하는 것을 넘어, 법이 정한 기술적 안전성과 관리 절차를 갖춘 시스템을 구축해야 할 의무가 있다.

상법과 국세기본법은 전자적 형태로 작성·관리되는 장부도 법정 장부로 인정한다. 다만, 이러한 전자장부가 종이 장부와 동등한 법적 효력을 갖기 위해서는 법률이 정한 일련의 요건을 충족해야 한다.

우선, 전자장부는 그 진정성이 담보되어야 한다. 이는 기록된 정보가 최초 입력된 상태에서 변경되거나 훼손되지 않았음을 의미한다. 이를 위해 전자서명 또는 이에 상응하는 보안 기술을 적용하여 작성자를 식별하고 무결성을 유지해야 한다. 또한, 입력된 거래 정보는 수정 또는 삭제가 불가능하도록 시스템이 구성되어야 하며, 필요한 정정이 발생할 경우에도 원본 기록이 삭제되지 않고 변경 이력이 추적 가능한 방식으로 기록되어야 한다[8].

인정 요건을 충족하기 위한 구체적인 관리 기준은 다음과 같다.

이러한 요건을 모두 갖춘 전자장부는 국세청의 세무 조사나 법원의 민사소송에서 유효한 증거 자료로 채택될 수 있다. 따라서 사업자는 전자장부 도입 시 단순히 종이 장부를 디지털화하는 것을 넘어, 관련 법규가 정한 기술적·관리적 기준을 충족하는 시스템을 운영해야 할 의무가 있다.

전자장부의 물리적 저장은 하드 디스크 드라이브, 솔리드 스테이트 드라이브, 서버, 클라우드 스토리지 등 다양한 매체를 활용할 수 있다. 저장 매체는 화재, 침수, 도난 등 물리적 위험으로부터 안전한 장소에 보관하거나, 재해 복구 계획에 따라 외부에 백업을 두어야 한다. 특히 클라우드 저장의 경우 서비스 제공업체(클라우드 서비스 제공자)의 데이터 센터 위치, 보안 수준, 소유권 문제 등을 사전에 확인하는 것이 중요하다.

데이터 무결성과 기밀성을 보호하기 위한 기술적 보안 조치가 필수적이다. 무단 접근을 방지하기 위해 접근 통제, 암호화, 방화벽, 침입 탐지 시스템 등을 도입해야 한다. 시스템 접근 권한은 업무 필요에 따라 최소한으로 부여하는 최소 권한의 원칙을 적용하며, 중요한 장부 데이터는 저장 및 전송 시 암호화되어야 한다. 정기적인 보안 업데이트와 취약점 점검을 실시하여 외부 공격으로부터 시스템을 보호한다.

운영상의 보안 관리는 기술적 조치만큼 중요하다. 담당자에 대한 보안 교육을 정기적으로 실시하고, 비밀번호 관리 규정을 엄격히 적용해야 한다. 데이터의 정기적인 백업과 백업본의 안전한 분리 저장은 장부 손실 시 복구를 가능하게 한다. 또한 모든 접근과 변경 사항을 추적할 수 있는 감사 추적 로그를 유지하여, 문제 발생 시 원인 분석과 책임 소재를 규명할 수 있도록 한다. 이러한 보안 관리 체계는 관련 법령을 준수할 뿐만 아니라, 장부의 증거 능력을 유지하는 데도 결정적 역할을 한다.

상법과 세법은 각각의 목적에 따라 상이한 장부 보존 기간을 규정하고 있다. 상법은 주로 회사의 재산 상태와 경영 성과를 명확히 하여 이해관계자를 보호하는 데 중점을 두는 반면, 세법은 과세의 공정성을 확보하고 탈루를 방지하는 데 주안점을 둔다.

상법상 상업장부의 보존 기간은 10년이다. 이는 상인이 영업상의 중요 거래를 기록한 회계장부와 영업장부에 공통적으로 적용된다[10]. 다만, 주식회사의 경우 정관, 주주명부, 이사회 의사록 등 회사의 기본적 사항을 기록한 서류는 영구 보존해야 할 의무가 있을 수 있다. 반면, 세법상 보존 기간은 일반적으로 5년이며, 이는 법인세법과 부가가치세법 등에서 일관되게 규정하고 있다[11]. 단, 간이과세자의 경우 부가가치세 관련 장부는 3년간 보존하면 된다.

아래 표는 주요 법령별 보존 기간과 대상 장부를 정리한 것이다.

보존 기간의 기산점은 법령마다 차이가 있다. 상법은 장부를 폐쇄한 날[12]부터 기산하는 반면, 세법은 해당 과세기간에 대한 세액 신고의 제출기한이 도래하는 날[13]부터 기산한다. 따라서 실제 보관해야 하는 물리적 기간은 법적 기산점을 고려하여 계산해야 한다. 기간을 위반하여 장부를 폐기하거나 관리하지 않을 경우, 각 법령에 따라 과태료 부과 또는 세무 조사에서 불이익을 받을 수 있다.

상법과 법인세법 등 관련 법령은 상인에게 상업장부의 원본을 보존할 의무를 부과한다. 원본이란 거래 발생 당시 최초로 작성되거나 수신된 문서를 의미하며, 이는 전자문서의 경우에도 원본성[14]을 유지한 전자 파일을 포함한다. 원본 보존 의무는 장부의 진정성과 증거력을 확보하기 위한 핵심 요건이다.

법적 효력을 갖는 원본의 보존 방식은 다음과 같다.

인쇄본(하드카피) 관리는 원본 보존을 대체하지 않으며, 주로 내부 검토나 편의를 위한 보조 수단이다. 다만, 세무 당국이 장부 제출을 요구할 경우 인쇄본을 제출할 수 있으나, 이는 원본 데이터와 내용이 일치해야 한다. 전자장부를 운영하는 사업자는 필요시 원본 전자 파일로부터 정확하게 인쇄된 사본을 생성할 수 있어야 하며, 인쇄본에는 원본의 식별 정보(예: 파일명, 생성일시)를 표기하는 것이 관리상 유리하다.

원본과 인쇄본의 불일치는 법적 분쟁 시 증거 효력에 심각한 문제를 일으킬 수 있다. 따라서 원본 데이터의 무결성을 최우선으로 관리하고, 인쇄본이 생성되었다면 그 과정과 보관 내역도 명확히 기록하여 추적 가능성을 확보하는 것이 중요하다.

폐업 시 상업 장부는 법정 보존 기간이 만료될 때까지 반드시 보관해야 한다. 상법 제33조에 따르면, 상인은 폐업 후에도 10년간 장부와 중요한 영업 서류를 보존할 의무가 있다[16]. 법인세법 및 부가가치세법 등 세법상으로도 일반적으로 5년 또는 7년의 장부 보존 의무가 부과되며, 이 기간은 폐업일로부터 계산한다. 따라서 폐업을 했다고 해서 장부를 즉시 폐기할 수 없다.

장부의 보존 방법은 원칙적으로 원본을 유지하는 것이 바람직하다. 과세 당국이나 법원에서 요구할 경우 원본 제출을 요구할 수 있기 때문이다. 전자장부의 경우에도 법정 요건을 충족하는 저장 매체에 안전하게 보관해야 한다. 보관 장소는 폐업한 사업자의 주소지나 신뢰할 수 있는 제3자 예금 보관소 등을 이용할 수 있으며, 관리 책임자는 명확히 해야 한다.

폐업 후 장부를 분실하거나 고의로 파기할 경우 법적 제재를 받을 수 있다. 예를 들어, 향후 발생할 수 있는 채권·채무 분쟁, 세무 조사, 또는 회사 청산 관련 소송에서 증거 자료를 제출하지 못해 불이익을 당할 수 있다. 또한, 고의적 파기는 장부 위조나 증거 인멸 행위로 간주되어 형사상 책임이 따를 수도 있다.

청산 절차를 거치는 법인의 경우, 청산인이 장부를 인수하여 청산이 완결될 때까지 보관하며, 청산 종결 후에도 법정 기간 동안 보존 책임이 있다. 개인 사업자의 경우에는 사업자 본인 또는 상속인이 그 책임을 진다.

상업 장부는 민사 소송에서 중요한 증거 자료로 활용된다. 상법 제33조에 따르면 상인은 영업상의 재산 및 손익 상황을 명백히 하기 위해 상업 장부를 작성해야 하며, 이는 법원이 당사자의 주장을 검토하고 사실 관계를 확정하는 데 객관적인 자료를 제공한다. 특히 채권·채무 관계, 대리권 범위, 손해액 산정 등 분쟁의 핵심 쟁점을 판단할 때 장부 기록은 결정적인 역할을 한다.

민사 소송 절차에서 장부는 서증으로 제출되며, 그 증명력은 기록의 정확성과 신뢰성에 크게 의존한다. 법원은 민사소송법 제202조 등에 근거하여 장부의 작성 방식이 부기 원칙을 준수하는지, 기록이 계속성과 일관성을 유지하는지, 그리고 타당한 검증 가능성을 갖추었는지를 종합적으로 평가한다. 예를 들어, 대차대조표와 손익계산서가 체계적으로 연결되어 있고, 원본 송장이나 계약서와 같은 영업장부가 이를 뒷받침할 경우, 그 증거 가치는 높아진다.

반면, 장부 기록에 허위 기재나 중대한 누락이 발견되거나, 정산서와 같은 보조 자료와 모순되는 경우, 그 증거 효력은 약화되거나 부정될 수 있다. 또한, 상대방 당사자가 장부의 진정성립을 다투면, 제출한 당사자는 해당 장부가 진정하게 작성되고 보존되었음을 입증할 책임을 진다. 따라서 소송에서 유리한 입장을 확보하기 위해서는 평소 정확성과 진실성 원칙에 따라 장부를 관리하고, 분쟁 발생 시 빠르게 제출할 수 있도록 체계적으로 보관하는 것이 필수적이다.

세무 조사 과정에서 상업 장부는 납세 의무의 성립과 세액 계산의 기초 자료로서 핵심적인 증거 가치를 지닌다. 세무 당국은 국세기본법 및 법인세법, 부가가치세법 등 관련 세법에 근거하여 납세자의 장부와 증빙 서류를 조사할 수 있다. 이때 사업자가 작성·비치한 장부가 부기 원칙에 따라 정확하고 진실하게 기록되었다면, 해당 장부는 과세 표준과 세액을 확인하는 결정적인 자료로 채택된다. 반대로 장부가 불성실하거나 기록이 누락된 경우, 세무 당국은 추계 과세 방식으로 소득금액을 추정하여 과세할 수 있다.

행정 소송, 특히 세무 소송에서 상업 장부는 행정청의 처분이 위법하거나 부당함을 주장하는 중요한 증거가 된다. 납세자가 과세 처분의 취소를 구하는 소송을 제기할 때, 자신이 작성한 장부를 제출하여 처분 당시의 실제 거래 내용과 소득 규모를 입증해야 한다. 법원은 장부의 작성 상태, 내부적 일관성, 증빙 자료와의 대조 가능성 등을 종합적으로 검토하여 그 증명력을 판단한다. 따라서 소송에서 유리한 판결을 얻기 위해서는 일상적인 장부 관리가 철저히 이루어져야 한다.

세무 조사와 이의 후속 소송에서 장부의 증거 효력을 높이기 위한 주요 판단 기준은 다음과 같다.

결국, 세무 조사에 대비한 장부 관리의 궁극적 목표는 추계 과세를 방지하고, 만약 과세 처분에 이의가 있을 경우 법적 다툼에서 자신의 주장을 뒷받침할 수 있는 객관적 증거를 확보하는 데 있다.

상업 장부는 형사 사건에서 중요한 물증이 된다. 특히 사기죄, 배임죄, 횡령죄, 조세포탈죄 등 재산 범죄의 증거로 광범위하게 활용된다. 장부 기록은 범행의 동기, 방법, 결과를 입증하는 객관적 자료로 간주되며, 위조 여부는 사건의 중대한 쟁점이 된다.

상업장부 위조죄는 상법 제635조에 의해 처벌된다. 이 죄는 장부를 위조하거나 변조하여 공중 또는 타인을 해할 목적으로 행해지는 것을 요건으로 한다. '위조'는 실재하지 않는 거래를 기록하는 것이고, '변조'는 기존 진실한 기록을 불법적으로 변경하는 것을 의미한다[18]. 처벌은 5년 이하의 징역 또는 1,500만 원 이하의 벌금에 해당한다.

형사 절차에서 검찰은 장부를 압수수색을 통해 확보하며, 그 진위를 판단하기 위해 회계감정이나 문서감정을 실시한다. 장부 위조가 인정되면 이는 단순한 행정적 위반을 넘어 형사적 책임으로 이어진다. 또한, 허위 장부를 이용해 금융기관으로부터 대출을 받는 경우 사기죄가, 주주나 채권자를 기만하는 경우 배임죄가 추가로 성립될 수 있다.

내부 통제 시스템은 상업 장부의 정확성과 신뢰성을 보장하고, 자산을 보호하며, 법적·세무적 리스크를 관리하기 위한 일련의 정책과 절차를 의미한다. 효과적인 시스템은 장부 기록의 오류나 부정을 방지·발견·시정하는 데 목적을 둔다.

시스템 구축의 핵심 요소는 직무 분리, 승인 절차, 물리적 통제, 정기적 조정으로 나눌 수 있다. 직무 분회는 예를 들어 거래 발생, 기록, 자산 관리, 조정 업무를 서로 다른 담당자가 수행하도록 분리하여 오류나 부정의 가능성을 줄인다. 모든 거래는 미리 정해진 권한과 한도에 따라 승인을 받아야 하며, 현금이나 중요 서류에 대한 물리적 접근은 통제되어야 한다. 또한, 회계장부와 실제 자산(예: 현금, 재고)을 정기적으로 대조하여 차이를 조정하는 절차가 필수적이다.

이러한 통제 활동은 문서화된 매뉴얼이나 절차서로 명문화되어야 하며, 모든 관련 직원이 이해하고 준수할 수 있도록 교육이 이루어져야 한다. 특히 전자장부를 사용하는 경우, 시스템 접근 권한 관리, 데이터 백업, 전자 승인 및 변경 이력 추적 기능 등이 추가적으로 고려되어야 한다. 내부 통제 시스템은 정기적인 점검과 평가를 통해 변화하는 환경과 규정에 맞게 지속적으로 개선되어야 한다.

회계 담당자는 상업 장부 작성과 관리의 정확성 및 적법성에 대해 법적, 직무적 책임을 진다. 상법 제31조(상업장부 작성의 책임)에 따르면, 상인은 그 영업에 관한 상업장부를 성실히 작성할 의무가 있으며, 이 의무는 실질적으로 회계 업무를 수행하는 담당자에게 구체적인 책임으로 귀속된다[19]. 따라서 담당자는 허위 기록, 누락, 고의적 변조 등으로 인해 발생하는 모든 법적 제재(과태료, 세무 조정, 민·형사상 책임)에 직접적으로 직면할 수 있다.

회계 담당자의 책임을 이행하기 위해서는 체계적인 교육이 필수적이다. 교육 내용은 단순한 부기 기술을 넘어 관련 법규의 이해에 중점을 두어야 한다. 주요 교육 항목은 다음과 같다.

교육은 신규 입사자 오리엔테이션, 연간 정기 교육, 법령 개정 시 신속한 보충 교육의 형태로 지속적으로 이루어져야 한다. 특히 전자장부 시스템을 사용하는 경우, 해당 소프트웨어의 정확한 운영 방법과 전자 문서의 법적 효력 요건에 대한 교육이 반드시 포함되어야 한다. 이를 통해 담당자는 단순한 기록자가 아닌, 기업의 재무적 투명성과 법적 안정성을 확보하는 핵심 역할을 수행하게 된다.

상업 장부의 신뢰성을 유지하고 법적 문제를 예방하기 위해서는 정기적인 점검과 감사 대비가 필수적이다. 이는 단순히 규정 준수를 넘어 기업의 재무 건전성과 경영 투명성을 확보하는 핵심 활동이다.

내부 점검은 월별 또는 분기별로 정기적으로 실시하는 것이 바람직하다. 점검 항목에는 거래의 전표 첨부 여부, 계정과목 분류의 적정성, 부기 원칙에 따른 기장, 장부 간 불일치 사항 확인 등이 포함된다. 특히 전자장부를 사용하는 경우, 접근 권한 관리 로그, 전자 서명의 유효성, 데이터 백업 상태 등에 대한 점검이 추가되어야 한다. 점검 결과는 문서화하고, 발견된 오류나 미비점은 시정 조치 계획을 수립하여 조속히 해소해야 한다.

외부 감사에 효과적으로 대비하기 위해서는 감사인이 요구할 수 있는 자료를 평상시부터 체계적으로 준비해야 한다. 주요 자료 목록은 다음과 같다.

감사 과정에서 제기되는 질의에 신속하고 정확하게 답변할 수 있도록, 주요 거래나 회계 처리에 대한 배경 설명 자료를 별도로 마련해 두는 것이 유용하다. 또한, 감사인이 장부를 직접 열람하고 검토할 수 있는 물리적 또는 전자적 공간을 제공해야 하며, 관련 담당자의 협조가 원활히 이루어지도록 사전 교육을 실시하는 것이 좋다. 이러한 체계적인 준비는 감사 시간을 단축시키고, 기업에 대한 신뢰도를 높이는 결과로 이어진다.