세금 계산서 발행 의무

부가가치세 과세사업자는 세금 계산서 발행 의무의 핵심적인 주체이다. 이는 사업자 등록을 하고 부가가치세법상 재화나 용역을 공급하는 사업자를 의미한다. 사업자는 법인, 개인, 또는 법인격 없는 단체 등 그 형태를 불문한다. 다만, 부가가치세 면세 사업자는 일반적으로 세금 계산서 발행 의무에서 제외된다[1].

부가가치세 과세사업자는 다시 일반 과세자와 간이 과세자로 구분된다. 두 유형 모두 세금 계산서 발행 의무를 지니지만, 그 세부적인 처리 방식에는 차이가 있다. 일반 과세자는 공급가액에 대한 부가가치세를 별도로 계산하여 세금 계산서에 기재하고, 이를 매출 세액으로 신고한다. 반면, 간이과세자는 공급가액에 포함된 세액을 계산하여 기재하지만, 실제 납부할 세액은 공급가액에 일정율을 적용한 금액으로, 매입 세액 공제를 받지 않는다.

사업자 등록을 하지 않은 자나 사업자 등록이 말소된 자는 법적으로 부가가치세 과세사업자로 볼 수 없으므로 정식적인 세금 계산서를 발행할 수 없다. 또한, 비영리 단체나 국가, 지방자치단체 등은 사업자 등록을 한 경우에 한해 과세사업자에 해당하여 발행 의무를 진다.

부가가치세 과세사업자가 재화나 용역을 공급하고 대금을 받으면, 그 시점에서 세금계산서 발행 의무가 발생합니다. 공급 시점과 대금 수령 시점이 다른 경우에는 먼저 도래하는 시점을 기준으로 합니다. 예를 들어, 재화를 인도한 날짜가 6월 1일이고 대금을 5월 25일에 받았다면, 5월 25일이 의무 발생 시점이 됩니다.

공급 시점의 판단 기준은 다음과 같습니다. 재화의 경우 인도일, 용역의 경우 제공이 완료된 날입니다. 계약금이나 중도금을 받는 경우에도 그 수령일이 공급 시점으로 간주되어 발행 의무가 생깁니다. 이는 부가가치세법에서 공급시점을 실제 재화나 용역의 흐름과 대금 수령 시점 중 빠른 쪽으로 규정하기 때문입니다.

따라서 사업자는 거래 상대방으로부터 대금을 선수금 형태로 먼저 받았을 경우, 실제 재화나 용역을 나중에 제공하더라도 대금을 받은 즉시 세금계산서를 발행해야 합니다. 이 시점을 놓치면 가산세 등의 제재를 받을 수 있습니다.

부가가치세를 과세하는 재화 또는 용역의 공급은 세금계산서 발행 의무의 핵심적인 대상이 된다. 여기서 '공급'이란 재화의 인도나 용역의 제공을 의미하며, 사업자가 영업을 위하여 대가를 받고 수행하는 모든 거래를 포괄한다[4]. 이는 단순한 상품 판매뿐만 아니라, 임대, 용역 제공, 공사 등 사업과 관련된 모든 유상 거래를 포함한다.

구체적인 대상은 다음과 같이 구분하여 볼 수 있다. 재화의 공급에는 제품, 상품, 부동산 등 유형물의 양도와 인도가 해당한다. 용역의 공급에는 운송, 건설, 의료, 법률 자문, 광고, 임대 등 무형의 서비스 제공이 포함된다. 또한 재화를 생산·제조하기 위해 위탁받는 위탁가공 거래나, 자가소비(사업자가 자신의 사업을 위해 자산을 사용하는 경우) 또는 사적소비(사업자가 개인적으로 자산을 사용하는 경우)도 일정 조건 하에 과세 대상 공급으로 간주된다.

다만, 모든 공급이 세금계산서 발행 대상은 아니다. 부가가치세 면세 대상 거래(예: 기본식료품, 의료 서비스, 교육 서비스 등)나 의제매입세액공제가 적용되지 않는 불공제 거래(예: 접대비, 복리후생비 중 일부)의 경우에는 세금계산서 발행 의무가 발생하지 않는다. 또한 간이과세자가 재화나 용역을 공급하는 경우에는 일반적인 세금계산서 대신 간이과세자용 세금계산서를 발행한다.

부가가치세가 면세되는 거래는 원칙적으로 세금계산서 발행 의무가 발생하지 않는다. 대표적인 면세 항목으로는 기본적인 생활필수품(신문, 도서, 음식료품 등), 대중교통 서비스, 의료 서비스, 교육 서비스, 금융 및 보험 서비스, 주택 및 토지의 임대 등이 포함된다[5]. 사업자가 이러한 면세 재화나 용역을 공급하는 경우, 구매자에게 세금계산서를 발행하지 않아도 된다.

그러나 일부 거래는 부가가치세가 면세되더라도 사업자 간 거래에서 매입자에게 매입세액 공제를 허용하는 '면세공급'과 달리, 매입세액을 전혀 공제받을 수 없는 '불공제거래'에 해당한다. 불공제거래의 대표적인 예는 접대비, 경조사비, 복리후생비, 고정자산의 유지·수선비 중 일정 금액을 초과하는 부분 등이다[6]. 이러한 불공제거래에 대해서는 세금계산서를 발행하더라도 매입자는 그 세액을 공제받지 못한다.

면세 및 불공제 거래에 대한 세금계산서 발행 여부는 다음과 같이 정리할 수 있다.

따라서 사업자는 자신이 수행하는 거래가 과세 대상인지, 면세 대상인지, 또는 불공제거래에 해당하는지를 정확히 구분하여 세금계산서 발행 의무를 이행해야 한다. 특히 불공제거래는 세금계산서를 발행해야 할 의무가 있으나, 매입자 측에서는 공제가 불가능하다는 점에서 주의가 필요하다.

세금계산서는 종이 형태로 발행하는 것이 기본적인 방식이다. 발행자는 거래 사실을 증명하는 이 서류를 수취인에게 직접 전달하거나 우편으로 송부한다.

종이 세금계산서는 일반적으로 국세청에서 지정한 일정한 서식을 사용하여 작성한다. 주요 서식으로는 '일반세금계산서', '간이세금계산서', '영수세금계산서' 등이 있으며, 거래의 성격과 납세자의 신고 방식에 따라 구분되어 사용된다[8]. 발행자는 반드시 부가가치세법이 정한 필수 기재사항을 빠짐없이 기재하고 서명 또는 날인하여야 한다.

종이 세금계산서는 발행 즉시 수취인에게 교부되어야 하며, 발행자와 수취인 모두 해당 계산서를 법정 기간 동안 보관하여야 한다. 그러나 분실이나 훼손의 위험이 있고, 물류 비용과 보관 공간이 필요하다는 단점이 있다. 이에 따라 많은 사업자들이 전자세금계산서 발행으로 전환하고 있다.

세금계산서를 종이가 아닌 전자적 형태로 발행하는 방식을 말한다. 국세청이 운영하는 전자세금계산서 시스템을 통해 발행하며, 사업자는 홈택스에 접속하여 발행하거나 ERP 등 자체 시스템을 전자세금계산서 발행용 API와 연동하여 발행할 수 있다.

전자세금계산서의 주요 유형으로는 일반 전자세금계산서와 계산서합계표가 있다. 일반 전자세금계산서는 개별 거래에 대해 발행하며, 계산서합계표는 일정 금액 미만의 소액 거래를 월 단위로 합산하여 발행하는 방식이다[9]. 발행 절차는 공급자가 시스템에 내용을 입력하여 발행하면, 국세청이 수신자의 홈택스 '받은 세금계산서' 함으로 전달하는 구조로 이루어진다.

종이 세금계산서에 비해 전자 방식은 발행, 전송, 보관의 편리성과 비용 절감 효과가 뚜렷하다. 또한 데이터의 정확성과 신속한 전달이 가능하며, 분실 위험이 없고 세무서에 대한 제출도 자동화된다. 다만, 발행을 위해서는 사업자와 거래처 모두 공인인증서 등으로 홈택스에 가입되어 있어야 한다는 전제 조건이 필요하다.

현금영수증은 부가가치세법상 세금계산서와는 별도의 제도로, 신용카드나 직불카드가 아닌 현금으로 재화나 용역을 구입할 때 소비자가 발급받는 증빙이다. 현금영수증의 주요 목적은 소득공제를 통한 소비 활성화와 현금 거래의 투명성 제고, 조세 형평성 확보에 있다. 반면, 세금계산서는 사업자가 부가가치세 신고 시 매입세액 공제를 받기 위한 필수적인 증빙 서류이다.

두 제도는 다음과 같은 점에서 구분된다.

사업자 입장에서 현금 거래가 발생한 경우, 세금계산서 발행 의무와 현금영수증 발급 의무가 동시에 발생할 수 있다. 예를 들어, 다른 사업자에게 현금으로 재화를 공급했다면, 부가가치세 신고를 위해 상대방 사업자에게는 세금계산서를 발행해야 하며, 동시에 국세청에 현금영수증 발행 사실을 보고해야 한다. 단, 간이과세자의 경우 세금계산서 발행 의무가 면제되지만, 일정 규모 이상의 현금 거래에 대해서는 현금영수증 발급 의무가 있을 수 있다[10].

세금계산서에는 부가가치세법 시행령에서 정한 일정한 사항을 반드시 기재해야 한다. 이는 거래의 투명성을 확보하고, 매입자에게 매입세액 공제를 받을 수 있는 정당한 증빙을 제공하며, 과세 당국의 효율적인 행정 처리를 가능하게 하는 근거가 된다.

필수 기재사항은 다음과 같다.

이 중 공급받는자의 사업자등록번호는 매입자가 공제를 받기 위한 가장 핵심적인 정보이다. 또한 공급가액과 세액은 명확히 구분하여 기재해야 하며, 공급시기는 과세기간을 판단하는 기준이 된다. 필수 기재사항이 누락되거나 사실과 다르게 기재된 세금계산서는 부가가치세법상 정당한 증빙으로 인정받지 못할 수 있다.

세금계산서의 기재사항에 오류가 있거나 거래 내용이 변경된 경우, 정정된 세금계산서를 발행하여 기존 자료를 대체할 수 있다. 이를 세금계산서 수정발행이라고 한다. 수정사유는 공급가액이나 세액의 변동, 공급일자의 오기, 공급받는 자의 오기 등이 포함된다. 수정발행은 원래 세금계산서를 발행한 달의 과세표준 신고기한 내에 이루어져야 하며, 신고기한이 지난 후에는 경정청구 등의 별도 절차를 거쳐야 한다.

전통적인 발행 방식인 공급자가 공급받는 자에게 발행하는 것과 달리, 공급받는 자가 거래 내용을 확인하여 세금계산서를 작성하고 공급자에게 통보하는 방식을 세금계산서 역발행이라고 한다. 이 제도는 건설공사, 임가공, 위탁판매 등에서 실제 공급받는 자가 공급내용을 더 정확히 알 수 있는 경우에 적용된다. 역발행의 절차는 공급받는 자가 세금계산서를 작성하여 공급자에게 전달하면, 공급자는 이를 확인하고 수락 여부를 통지해야 한다.

역발행이 이루어진 세금계산서는 공급받는 자가 매입세액 공제를 신청하는 데 사용하고, 공급자는 이를 매출세액에 포함하여 신고한다. 두 제도 모두 국세청 홈택스의 전자발행 시스템을 통해 처리하는 것이 일반적이다.

세금계산서는 재화나 용역을 공급한 날이 속하는 달의 다음 달 11일까지 발행하여야 한다. 예를 들어, 6월 15일에 재화를 공급했다면, 해당 세금계산서는 7월 11일까지 발행해야 한다. 이 기한은 부가가치세법에 명시된 법정 기한이다.

발행 기한을 준수하지 않을 경우, 미발행 또는 지연 발행에 대한 가산세가 부과된다. 또한, 발행 기한은 세금계산서를 국세청에 전자적으로 신고하는 기한과도 연동된다. 사업자는 발행한 세금계산서를 발급일이 속하는 과세기간의 다음 달 25일까지(예: 1분기 세금계산서는 4월 25일까지) 신고해야 한다.

단, 현금영수증 발급 대상 거래의 경우, 세금계산서 발행 의무가 면제되므로 발행 기한이 적용되지 않는다. 또한, 공급 시점이 명확하지 않은 경우나 계속적 용역 공급의 경우 특별한 규정이 적용될 수 있다.

세금계산서 발행자는 발행한 세금계산서를 일정 기간 동안 보관할 의무가 있다. 이는 국세기본법과 부가가치세법에 규정된 사항으로, 향후 국세청의 조사나 거래 내용 확인 시 증빙 자료로 활용되기 위함이다.

보관 기간은 일반적으로 해당 과세기간의 종료일부터 5년이다[17]. 예를 들어, 2023년 1월 1일에 발행한 세금계산서는 2023년이 속한 과세기간(2023.1.1~12.31)이 끝난 2023년 12월 31일부터 2028년 12월 31일까지 보관해야 한다. 다만, 간이과세자가 발행한 계산서는 보관 의무가 적용되지 않는다.

보관 방법은 다음과 같다.

보관자는 요청이 있을 경우 세무관서에 제출할 수 있도록 정리하여 보관해야 하며, 전자문서로 보관할 경우 전자문서 및 전자거래 기본법에서 정한 요건을 충족시켜야 한다. 보관 의무를 위반할 경우 가산세 부과 대상이 될 수 있다.

부가가치세를 신고할 때 세금계산서를 발행하지 않거나, 허위로 발행하거나, 법정 기한 내에 발행하지 않는 등 발행 의무를 위반한 사업자에게는 가산세가 부과된다. 가산세는 기본 세액에 일정 비율을 곱하여 계산하는 추가 세금으로, 의무 불이행에 대한 행정적 제재의 성격을 가진다.

주요 가산세 부과 사유와 세율은 다음과 같다.

예를 들어, 110만 원(부가가치세 10만 원 포함)의 거래에 대해 세금계산서를 발행하지 않으면, 공급가액 100만 원의 1%인 1만 원의 가산세가 부과된다. 허위 발행의 경우, 실제 세액보다 큰 금액을 기재하여 매입세액을 부풀린 경우 그 차액 세액의 10%가 가산세로 부과된다.

이러한 가산세는 해당 과세 기간의 부가가치세 신고 시 함께 신고하고 납부해야 한다. 납부하지 않을 경우에는 체납된 가산세에 대해 추가로 체납가산금이 부과될 수 있다. 다만, 세무서장은 사업자가 정당한 사유 없이 세금계산서를 발행하지 않은 것이 아니라고 인정하는 경우 등에는 가산세를 감면할 수 있다[20].

부가가치세법을 위반하여 세금계산서를 발행하지 않거나 허위로 발행하는 행위는 단순한 행정적 위반을 넘어 조세포탈 또는 조세범 처벌법 위반의 범죄 행위로 간주될 수 있다. 이러한 행위는 국가의 조세징수 권익을 침해하고 공정한 납세 질서를 해친다는 점에서 형사처벌의 대상이 된다.

구체적인 형사처벌 사유는 다음과 같다.

형사처벌은 일반적으로 고의성이 인정되고 조세포탈 금액이 크거나 반복적·조직적으로 위반한 경우에 집행된다. 조사 과정에서 납세자의 고의 또는 과실 여부, 포탈 의도, 위반 횟수 등이 종합적으로 고려된다. 또한, 형사처벌과 별도로 행정제재인 가산세가 중복하여 부과될 수 있다[21].