문서관리사

문서관리사 응시 자격은 학력, 경력, 다른 자격증 보유 여부에 따라 다양하게 부여된다. 기본적으로는 고등학교 졸업 이상의 학력이 요구되며, 전문대학 이상의 관련 학과를 졸업한 경우나 일정 기간 이상의 실무 경력을 가진 경우에도 응시할 수 있다. 또한 정보관리사나 사서 등 관련 분야의 자격증을 소지한 자는 응시 자격이 부여되거나 일부 시험 과목이 면제되는 경우도 있다.

응시 자격을 세부적으로 살펴보면, 먼저 학력에 따른 요건으로는 고등학교 졸업자 또는 졸업 예정자, 법령에 따라 이와 동등 이상의 학력이 있다고 인정된 자가 해당된다. 전문대학 이상의 경우에는 문헌정보학, 행정학, 경영학, 법학 등 기록물 관리와 관련된 학과를 졸업하면 별도의 경력 없이도 응시할 수 있다.

학력 외에 실무 경력으로도 응시 자격을 충족할 수 있다. 고등학교 졸업자의 경우 기록물 관리 실무 경력 1년 이상이 필요하며, 전문대학 이상 졸업자(비관련 학과)는 6개월 이상의 경력이 요구된다. 여기서 '실무 경력'이란 공공기관이나 일반 기업의 기록관, 문서관리 부서 등에서 문서의 수집, 분류, 보존, 폐기 등 문서관리사 업무 범위에 해당하는 업무를 수행한 경력을 의미한다.

문서관리사 시험은 1급과 2급으로 구분되며, 각 급수별로 필기시험과 실기시험으로 구성된다. 필기시험은 객관식 4지 택일형으로 치러지며, 과목당 25문항씩 총 100문항을 2시간 30분 동안 풀어야 한다. 실기시험은 필답형으로 진행되며, 2시간 동안 답안을 작성하게 된다.

2급의 필기시험 과목은 기록관리일반, 기록관리법규, 기록관리시스템, 행정관리론의 네 가지이다. 기록관리일반은 기록물의 생산, 분류, 평가, 폐기 등 기록관리의 기본 원칙과 이론을 다루며, 기록관리법규는 공공기록물 관리에 관한 법률 등 관련 법령을 중심으로 학습한다. 기록관리시스템은 전자문서시스템의 운영과 관리, 표준 및 기술에 관한 내용을 포함하고, 행정관리론은 행정학의 기초 이론과 문서 행정 절차를 포괄한다.

1급의 필기시험 과목은 기록관리일반, 기록관리법규, 기록정보서비스론, 기록관리시스템이다. 2급과 비교하여 행정관리론이 빠지고 기록정보서비스론이 추가되는데, 이 과목은 기록물의 활용, 정보서비스, 기록관리 정책 수립 등 보다 심화된 내용을 평가한다. 실기시험은 2급과 1급 모두 기록관리 실무 능력을 평가하는 필답형 시험으로, 기록물 분류표 작성, 기록물 평가·폐기 절차, 기록관리 제도 설계 등 실제 업무 상황을 가정한 문제가 출제된다.

시험에 합격하기 위해서는 각 과목마다 40점 이상, 전 과목 평균 60점 이상을 득점해야 한다. 시험 준비는 한국산업인력공단에서 발간하는 공식 수험서와 기출문제를 중심으로 하는 것이 일반적이며, 기록물 관리의 이론과 법령, 실무 프로세스를 체계적으로 학습해야 한다.

문서관리사 시험은 한국산업인력공단이 시행하는 국가기술자격 시험으로, 매년 상반기와 하반기에 걸쳐 실시된다. 정확한 시험 일정은 매년 한국산업인력공단에서 공개하는 국가기술자격 검정계획에 따라 결정되며, 일반적으로 필기시험, 실기시험 순으로 진행된다.

시험 접수는 대부분 인터넷을 통해 이루어지며, 한국산업인력공단의 공식 누리집에서 접수 기간을 확인하고 신청할 수 있다. 시험 일정은 변동될 수 있으므로 응시를 계획 중인 경우 반드시 최신 공고문을 확인하는 것이 중요하다.

시험 장소는 필기시험의 경우 전국 주요 도시의 지정된 시험장에서, 실기시험은 한국산업인력공단의 지정된 평가장에서 실시된다. 실기시험은 문서관리 실무 능력을 평가하는 작업형 시험으로 구성되는 경우가 많다.

문서관리사 시험은 한국산업인력공단이 시행하는 국가기술자격 시험으로, 필기시험과 실기시험으로 구성된다. 필기시험은 객관식 4지선다형으로 진행되며, 시험 과목은 기록관리일반, 기록관리법규, 기록관리실무로 나뉜다. 합격 기준은 매 과목 100점 만점에 40점 이상, 전 과목 평균 60점 이상이다.

실기시험은 필기시험 합격자에 한해 응시할 수 있으며, 주로 기록물의 분류, 등록, 보존, 이관, 폐기 등 실제 업무 수행 능력을 평가한다. 시험 방식은 작업형 또는 필답형으로 출제될 수 있으며, 전자문서시스템을 활용한 실무 과제가 포함되기도 한다. 실기시험의 합격 기준은 100점 만점에 60점 이상이다.

시험은 연 1회 이상 실시되며, 정확한 일정은 한국산업인력공단의 공고를 통해 확인할 수 있다. 응시 자격에는 학력, 경력, 관련 교육 이수 등 다양한 조건이 있으며, 이를 충족해야 시험에 응시할 수 있다.

문서관리사의 핵심 업무 중 하나는 조직 내에서 생산되는 다양한 문서와 기록물을 체계적으로 수집하고 분류하는 것이다. 이는 기록 관리의 시작점으로, 이후의 보존, 활용, 폐기 등 모든 과정의 토대가 된다.

문서 수집은 조직의 공식적인 업무 과정에서 생성되거나 접수된 모든 기록물을 포괄적으로 확보하는 작업이다. 이는 종이 문서, 전자문서, 이미지 파일, 음성 파일 등 다양한 매체를 포함한다. 문서관리사는 각 부서와 협력하여 기록 생성 규정을 준수하도록 안내하고, 중요한 문서가 누락 없이 기록관리시스템에 등록되도록 관리한다.

수집된 문서는 효율적인 보관과 검색을 위해 체계적으로 분류해야 한다. 문서관리사는 조직의 업무 성격에 맞는 분류체계를 적용하거나 개선하여 문서에 일정한 기준에 따라 분류번호를 부여하고 메타데이터를 입력한다. 일반적으로 기능별 분류, 주제별 분류, 연도별 분류 등의 방식을 활용하며, 이를 통해 문서 간의 연관성을 구조화하고 신속한 검색과 이력을 추적할 수 있게 한다. 이 과정은 전자문서관리시스템(EDMS)을 효과적으로 운영하는 데 필수적이다.

문서 보존 및 관리 업무는 문서관리사의 핵심 역할 중 하나로, 체계적인 기록물 관리를 통해 문서의 가치를 유지하고 효율적인 활용을 보장하는 과정이다. 이는 단순한 보관을 넘어, 문서의 물리적 상태와 정보 접근성을 장기적으로 관리하는 포괄적인 활동을 의미한다.

주요 업무는 크게 물리적 보존과 정보 관리로 나눌 수 있다. 물리적 보존에서는 서고 환경 관리, 마이크로필름이나 디지털화 작업을 통한 원본 보호, 훼손된 문서의 보수 등이 포함된다. 특히 전자문서시스템의 운영 및 관리는 현대 문서 보존의 필수 요소로, 시스템 내 전자문서의 무결성과 장기적인 읽기 가능성을 보장하기 위한 메타데이터 관리, 백업, 마이그레이션 전략을 수립하고 실행한다.

정보 관리 측면에서는 문서의 체계적인 분류와 색인 작업을 바탕으로 효율적인 검색 체계를 구축한다. 또한, 법정 보존기간을 준수하여 문서의 이관과 폐기 일정을 관리하며, 중요한 기록물에 대해서는 영구보존 여부를 판단하고 그에 따른 특별 관리 절차를 수행한다. 이를 통해 조직의 지식 자산을 보호하고, 행정 투명성과 업무 연속성을 유지하는 데 기여한다.

기록물 평가는 문서의 가치를 판단하여 보존 여부와 보존 기간을 결정하는 핵심 업무이다. 문서관리사는 법령과 내부 규정에 따라 기록물의 행정적, 법적, 사료적, 증거적 가치를 종합적으로 분석한다. 이를 통해 영구 보존이 필요한 중요 기록물과 일정 기간 후 폐기할 수 있는 기록물을 구분하며, 특히 전자문서의 경우에도 동일한 평가 기준이 적용된다.

평가가 완료된 기록물 중 보존 기간이 만료되었거나 법적 효력을 상실한 문서는 체계적인 폐기 절차를 거친다. 폐기 절차에는 해당 기록물 목록의 작성, 책임자의 승인, 그리고 실제 폐기 실행이 포함된다. 공공기관에서는 기록물 관리에 관한 법률이 정한 엄격한 절차를 따라야 하며, 기업의 경우에도 내부 규정과 정보 보호 정책을 준수하여 폐기를 진행한다.

폐기 방법은 기록물의 형태와 보안 등급에 따라 달라진다. 일반 문서는 분쇄를 통해, 전자 기록물은 데이터 완전 삭제 또는 저장 매체의 물리적 파괴를 통해 정보가 유출되지 않도록 해야 한다. 이 과정에서 문서관리사는 기록 관리의 책임성과 투명성을 확보하며, 조직의 불필요한 저장 비용을 절감하고 효율적인 정보관리 체계를 유지하는 데 기여한다.

공공기관은 문서관리사의 가장 대표적인 활용 분야이다. 행정 업무의 특성상 대량의 공문서와 기록물이 생산되며, 이들의 체계적인 관리는 행정의 투명성과 책임성을 보장하는 핵심 요소이기 때문이다. 국가기록원을 중심으로 중앙행정기관, 지방자치단체, 공공기관 등에서는 기록관리 법령에 따라 전문적인 기록관리 인력을 필수적으로 확보해야 한다. 이에 따라 문서관리사 자격을 보유한 인력은 각 기관의 기록관리실이나 문서과에서 근무하며, 공문서의 생명주기 전반을 관리하는 역할을 수행한다.

주요 업무는 다음과 같다.

이러한 업무를 통해 문서관리사는 행정 효율성을 제고하고, 국민의 알권리를 보장하며, 국가의 중요한 기록 유산을 후세에 전달하는 데 기여한다. 특히 디지털 행정이 확대되면서 전자문서와 전자결재 시스템의 관리, 그리고 클라우드 기반 기록관리까지 그 역할의 범위와 전문성이 지속적으로 확대되고 있는 추세이다.

문서관리사는 기업의 기록관에서 핵심적인 역할을 수행한다. 기업 기록관은 회사의 경영 활동 과정에서 생산된 각종 문서와 기록물을 체계적으로 관리하는 부서 또는 시스템을 의미한다. 문서관리사는 이러한 기업 내부 기록물의 가치를 인식하고, 법률 및 내부 규정에 따라 문서의 생산부터 폐기까지의 전 과정을 관리하여 기업의 지식 자산을 보호하고 효율적인 정보 활용을 돕는다.

주요 업무로는 기업의 각 부서에서 생산되는 문서를 수집하고, 사전에 정의된 분류 체계에 따라 체계적으로 분류 및 등록하는 작업이 있다. 또한 전자문서시스템을 운영하고 관리하며, 중요 기록물의 장기적인 보존과 이관 업무를 담당한다. 나아가 기록물 관리 정책 및 제도를 수립하는 데 필요한 전문적 지원을 제공하여 기업의 기록 관리 체계 전반을 견고히 하는 데 기여한다.

기업 기록관에서 문서관리사의 역할은 단순한 문서 보관을 넘어 리스크 관리와 지식 관리의 차원에서 그 중요성이 크다. 기업의 중요한 계약서, 재무 문서, 연구 개발 기록, 특허 관련 문서 등을 체계적으로 관리함으로써 법적 분쟁 시 증거 자료를 확보하고, 기업의 핵심 지식 재산을 보호하며, 과거의 의사결정 기록을 바탕으로 한 효율적인 경영을 지원한다. 이는 궁극적으로 기업의 지속 가능성과 경쟁력 강화에 직결된다.

대학 및 연구기관은 문서관리사의 전문성을 요구하는 주요 활용 분야 중 하나이다. 대학은 학사 행정, 연구 관리, 교직원 인사, 재정 등 다양한 부서에서 방대한 양의 공문서와 기록물을 생산하고 관리해야 한다. 특히 대학 기록관이나 대학 도서관 산하 기록관리 부서에서는 문서관리사가 학적 기록, 연구 보고서, 행정 문서 등을 체계적으로 분류, 보존, 이관하는 업무를 담당한다. 이는 대학의 역사와 활동을 증빙하는 중요한 기록 유산을 보존하고, 정보 접근성을 높이는 데 기여한다.

연구기관의 경우, 국책 연구소나 민간 연구소에서 수행되는 연구 과제와 관련된 모든 문서와 데이터를 관리하는 것이 핵심 업무이다. 문서관리사는 연구 계획서, 실험 기록, 연구 결과 보고서, 지식재산권 관련 문서 등을 연구 데이터 관리의 원칙에 따라 체계적으로 처리한다. 이는 연구의 투명성과 재현성을 보장하며, 향후 연구 활동의 기초 자료로 활용될 수 있도록 한다.

또한, 많은 대학과 연구기관이 전자문서시스템을 도입하고 디지털 아카이브를 구축함에 따라, 문서관리사의 역할은 단순한 물리적 문서 관리에서 디지털 기록 관리로 확대되고 있다. 메타데이터 표준 설계, 전자문서의 장기 보존 정책 수립, 시스템 운영 및 관리 등 전문적인 지식과 기술이 요구되는 분야에서 그 필요성이 점차 증가하고 있다.